Betriebssoftware für Handwerks- und Servicebetriebe

Handwerkersoftware nach Mass

Handwerkersoftware nach Mass ist eine Betriebssoftware, die genau Ihren Ablauf abbildet: von der Anfrage auf der Website über Offerte, Einsatzplanung und Monteur-Rapport bis zur Rechnung mit Schweizer QR-Zahlteil, alles auf einem einzigen Datenstamm. Sie lohnt sich, wenn diese Schritte bei Ihnen eng zusammenhängen und eine Standardlösung nur Teile davon abdeckt. Für Karo Kanaltechnik haben wir eine solche Software gebaut: Die Website mit Preisrechner ist live, die Web-App für Büro, Monteure und Auftraggeber sowie die iOS-App für iPhone und iPad sind gebaut und im Testing.

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Screenshot Karo Kanaltechnik — Gebaut für Karo Kanaltechnik

Ausgangslage

Das Problem

Die Offerte entsteht in Word, die Einsätze stehen im Kalender, der Monteur schreibt den Rapport auf Papier, und die Rechnung wird im Buchhaltungsprogramm noch einmal abgetippt. So wandern dieselben Angaben drei- oder viermal durch den Betrieb. Eine Standard-Handwerkersoftware deckt oft nur einen Teil davon ab und zwingt den Betrieb in Abläufe, die nicht seine eigenen sind.

So funktioniert es

Der Ablauf im Alltag

01
Ablauf aufnehmen
Wir gehen mit Ihnen einen Auftrag vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung durch: welche Listen, Excel-Dateien, Papierrapporte und Programme heute beteiligt sind und an welcher Stelle Angaben doppelt erfasst werden.
02
Kern festlegen
Wir bestimmen, was zuerst laufen muss, häufig Auftrag, Rapport und Rechnung, und was in späteren Etappen folgt. Daraus entsteht eine priorisierte Liste statt eines Pflichtenhefts für die Schublade.
03
In Etappen bauen
Sie erhalten früh einen Testzugang und sehen jede Etappe im Browser und, falls eine iOS-App dazugehört, über TestFlight auf dem eigenen iPhone oder iPad.
04
Daten übernehmen
Adressen, Objekte und offene Belege aus der bisherigen Software werden einmalig übernommen. Ein Trockenlauf zeigt vorher, was ankommt und was bereinigt werden muss.
05
Testing mit echten Fällen
Bevor Mails an Kunden rausgehen, bleibt das Postfach der Software auf «intern»: Jede Mail wird abgelegt und ist im Büro einsehbar, aber nicht versendet. So prüft das Team die Abläufe an echten Aufträgen. Bei Karo ist das der aktuelle Stand.
06
Im Betrieb: Anfrage wird Auftrag
Der Kunde rechnet auf der Website einen Richtpreis und schickt die Anfrage. Das Büro erstellt die Offerte, der Kunde nimmt sie per Link an, und der Auftrag wird einem Monteur zugeteilt.
07
Im Betrieb: Rapport wird Rechnung
Der Monteur rapportiert vor Ort, mit Fotos und Unterschrift, auch ohne Netz. Das Büro prüft und gibt frei, die Rechnung mit QR-Zahlteil entsteht aus den Rapportzeilen, und offene Beträge laufen ins Mahnwesen.
08
Weiterentwickeln
Neue Module kommen dazu, wenn der Alltag sie verlangt, etwa ein Provisionsmodul oder weitere Rechte im Kundenportal. Grundlage bleibt derselbe Datenstamm.

Module

Woraus die Lösung besteht

Jedes Modul ist in mindestens einem Kundenprojekt gebaut. Welche Module Sie brauchen, klären wir im ersten Gespräch.

Preisrechner und Anfrage auf der Website
Besucher wählen Objektart und Umfang und sehen sofort einen Richtpreis als Spanne. Danach entscheiden sie selbst, wie es weitergeht: Rückruf, Wunschtermin oder ein WhatsApp-Link mit vorformuliertem Text. Die Anfrage landet als Lead direkt in der Software und zusätzlich per E-Mail im Büro.
Offerte mit Online-Annahme
Das Büro stellt die Offerte aus Positionen des eigenen Produktkatalogs zusammen und erzeugt ein PDF. Der Kunde nimmt über einen geheimen Link ohne Login an, und aus der angenommenen Offerte entsteht der Auftrag. Offert- und Auftragsnummern werden fortlaufend und ohne Doppelvergabe gezogen.
Aufträge, Planung und Disposition
Aufträge mit Positionen, mehreren Terminen, Aufgaben und Zeiterfassung. Die Disposition verteilt Einsätze auf die Monteure; die Dispositionskarte zeigt einen Monteur nur mit seiner Zustimmung, nur während der Arbeitszeit und ohne Bewegungsspur. Ein Notfallrechner nennt, wer in Luftlinie am nächsten ist.
Monteur-App für iPhone und iPad
Eine iOS-App mit «Mein Tag», Anfahrt mit Routenwahl und einem Rapport-Assistenten in sechs Schritten: erledigt, Leistungen, Fotos, Preis für den Kunden, Unterschrift, an das Büro senden. Änderungen ohne Netz werden lokal gespeichert und nachgesendet. Bei Karo ist die App gebaut und im Testing.
Rapport-Prüfung im Büro
Ein abgeschlossener Rapport setzt den Auftrag auf «Zur Prüfung». Das Büro gibt frei oder weist mit Grund zurück. Erst nach der Freigabe sieht der Auftraggeber den Rapport, und die Rechnung entsteht direkt aus den Rapportzeilen, ohne erneutes Abtippen.
Rechnung mit QR-Zahlteil und Mahnwesen
Rechnungen mit Schweizer QR-Zahlteil nach den SIX-Richtlinien, als PDF auf dem Server erzeugt. Zahlungsfristen per Chip, «Als bezahlt markieren», und ein Mahnwesen in drei Stufen (Erinnerung, 1. und 2. Mahnung) mit QR-Betrag des offenen Betrags. Fällige Mahnungen erscheinen im Cockpit.
Kundenportal für Verwaltungen
Auftraggeber wie Liegenschaftsverwaltungen melden sich per E-Mail-Code an und sehen ihre Objekte, Aufträge, freigegebenen Rapporte, Dokumente und Rechnungen. Die Rechte lassen sich je Auftraggeber und je Liegenschaft einschränken. Grosse Dateien wie Kanal-TV-Videos gehen über einen geschützten Transfer-Link.
Cockpit, Statistik und Website-Auswertung
Das Cockpit zeigt offene Beträge, fällige Mahnungen, Aufträge von heute und die Pipeline nach Auftragsstand. Jede Zahl in der Statistik führt per Klick zur Liste dahinter. Die Website-Auswertung kommt ohne Cookies und ohne IP-Adresse aus und zeigt den Weg vom Preisrechner bis zur Anfrage.
Datenübernahme aus der bisherigen Software
Adressen, Rechnungen, Angebote und Positionen werden einmalig übernommen, zuerst als Trockenlauf zur Kontrolle. Bei Karo kamen die Daten aus bexio. Eine laufende Synchronisation mit bexio gibt es dort bewusst nicht; die neue Software ist das führende System.

Architektur

Wie die Teile zusammenspielen

Vereinfachte Darstellung: wer was auslöst und wohin die Daten fliessen.

NutzerGerätOberflächeVerwaltungServer / APIDatenbankExterner Dienst

Gebaut für

Die Referenz dahinter

Hier läuft die Lösung. In der Referenz sehen Sie Screens, Module und den Projektverlauf. Verwaltungs-Screens zeigen wir nur mit Beispieldaten.

karokanal.ch

Website, Web-App & iOS-AppLive

Karo Kanaltechnik

Website mit Preisrechner, Betriebssoftware von der Offerte bis zur QR-Rechnung und iOS-App für iPhone und iPad (im Testing)

Zur Referenz Live ansehen

Preisrahmen

Was es kostet

Eine Handwerkersoftware nach Mass ist eine Web-App und beginnt ab CHF 10'000 für einen ersten, im Alltag nutzbaren Kern. Wie viel dazukommt, hängt von den Modulen ab, etwa Kundenportal, iOS-App oder Mahnwesen; nach der Ablaufaufnahme erhalten Sie eine Offerte mit festem Umfang. Die Website dazu liegt bei CHF 3'000–25'000.

Web-App / MVP
ab CHF 10'000
Website
CHF 3'000–25'000
Alle Preise exkl. MwSt.

Fragen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zu einer Standard-Handwerkersoftware?

Eine Standardsoftware bringt fertige Abläufe mit, und Sie passen den Betrieb daran an. Eine Software nach Mass bildet Ihren eigenen Ablauf ab, etwa die Prüfung jedes Rapports im Büro vor der Rechnung oder Rechte je Liegenschaft im Kundenportal. Sie lohnt sich vor allem, wenn Offerte, Einsatz, Rapport und Rechnung eng zusammenhängen und die Standardlösung nur einen Teil davon abdeckt.

Läuft die Software von Karo Kanaltechnik schon im Alltag?

Die Website mit Preisrechner ist live. Die Web-App für Büro, Monteure und Auftraggeber sowie die iOS-App für iPhone und iPad sind gebaut und im Testing. Mails an Kunden sind bis zum Go-live angehalten; das Team prüft die Abläufe vorher an echten Aufträgen.

Brauche ich zwingend eine iOS-App?

Nein. Die Web-App läuft im Browser, auch auf dem Handy. Eine eigene iOS-App lohnt sich, wenn Monteure oft ohne Netz arbeiten oder Kamera, Dokumentenscanner und Unterschrift im Vollbild intensiv nutzen. Bei Karo gibt es deshalb zusätzlich eine App für iPhone und iPad, die derzeit im Testing ist.

Können wir unsere Daten aus bexio oder Excel übernehmen?

Ja, als einmalige Datenübernahme. Bei Karo haben wir Adressen, Rechnungen, Angebote und Positionen aus bexio übernommen, zuerst als Trockenlauf. Ob danach zusätzlich eine laufende Schnittstelle nötig ist, klären wir im Projekt; bei Karo ist die neue Software das führende System.

Was kostet eine Handwerkersoftware nach Mass?

Ein erster, im Alltag nutzbarer Kern beginnt ab CHF 10'000. Der Endpreis hängt von der Zahl der Module ab, zum Beispiel Kundenportal, iOS-App oder Mahnwesen. Nach der Ablaufaufnahme erhalten Sie eine Offerte mit festem Umfang.

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