QR-Rechnung erstellen: Pflichtangaben, Werkzeuge und wann sie in die eigene Software gehört

Eine QR-Rechnung erstellen Sie, indem Sie einen standardisierten Zahlteil mit Swiss QR Code an Ihre Rechnung anhängen. Der Code enthält Ihr Konto, Ihre Adresse, die Währung und, je nach Fall, Betrag, Referenz und die Adresse des Kunden. Kunden scannen ihn mit der Banking-App und bezahlen, ohne etwas abzutippen. Dafür reicht für den Anfang ein Online-Generator. Wer regelmässig Offerten und Aufträge abrechnet, fährt mit einer Software besser, die den Zahlteil automatisch aus den Auftragsdaten erzeugt.

Seit die orangen und roten Einzahlungsscheine Ende September 2022 abgeschafft wurden, ist die QR-Rechnung in der Schweiz der Standard. Die Regeln dafür legt SIX in den «Implementation Guidelines QR-Rechnung» fest. Massgeblich ist heute die Version 2.3, die seit dem 21. November 2025 gilt. Dieser Artikel fasst zusammen, was darin steht, welche Fehler am häufigsten passieren und wann sich der Schritt vom Generator zur eigenen Lösung lohnt.

Was auf einer QR-Rechnung stehen muss

Der Zahlteil ist ein Abschnitt im Format A6 quer, unten an der Rechnung. Links steht der Empfangsschein (62 × 105 mm), rechts der eigentliche Zahlteil (148 × 105 mm) mit dem Swiss QR Code von 46 × 46 mm und dem Schweizerkreuz in der Mitte. Was im Code steht, muss auch lesbar daneben stehen.

QR-IBAN oder IBAN?

An dieser Wahl hängt, welche Referenz Sie verwenden dürfen. Die QR-IBAN ist eine eigene Kontonummer, die die Bank speziell für QR-Rechnungen mit Referenz vergibt. Sie hat dasselbe Format wie eine IBAN, aber die Instituts-Identifikation an Stelle 5 bis 9 liegt im Bereich 30000 bis 31999. Wer sie verwendet, muss eine QR-Referenz mitliefern: 27 Ziffern, die letzte davon eine Prüfziffer. Der Vorteil: Ihre Bank meldet Zahlungseingänge mit genau dieser Referenz zurück, und die Buchhaltung kann sie automatisch der offenen Rechnung zuordnen.

Mit der normalen IBAN dürfen Sie keine QR-Referenz verwenden. Möglich ist dann die internationale Creditor Reference nach ISO 11649 (beginnt mit «RF») oder gar keine Referenz. Ohne Referenz funktioniert die Zahlung genauso, die Zuordnung erfolgt dann aber über Betrag, Name und Mitteilung, also oft von Hand.

Nur noch strukturierte Adressen

Bis zur Version 2.2 durften Adressen im QR-Code entweder strukturiert (Typ «S», jedes Element in einem eigenen Feld) oder kombiniert (Typ «K», zwei freie Textzeilen) angegeben werden. Mit der Version 2.3 hat SIX den Typ K abgeschafft, für den Empfänger und für den Zahlungspflichtigen. Gleichzeitig wurde der erlaubte Zeichensatz erweitert, sodass mehr Umlaute und Sonderzeichen korrekt übertragen werden. Wie lange Ihre Bank Zahlungen mit kombinierten Adressen noch verarbeitet, legt jede Bank selbst fest; verlassen sollten Sie sich darauf nicht.

Für Sie heisst das: Ein altes Rechnungsprogramm, das die Kundenadresse als Freitext in den Code schreibt, erzeugt heute fehlerhafte QR-Rechnungen. Wer Kundenadressen bisher als einen Block in einer Tabelle führt, muss sie in Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort aufteilen. Das ist mühsam, aber einmalig.

Quelle: SIX, Implementation Guidelines QR-Rechnung Version 2.3, gültig ab 21.11.2025. Stand der Prüfung: 10.10.2026. Verbindlich sind die aktuellen Dokumente im Download-Center von SIX und die Vorgaben Ihrer Bank.

Drei Wege, eine QR-Rechnung zu erstellen

Welcher Weg passt, hängt weniger von der Rechnung ab als davon, woher die Daten kommen. Eine Rechnung ist am Ende nur das letzte Glied einer Kette: Anfrage, Offerte, Auftrag, Arbeit, Abrechnung.

Weg 1: Online-Generator

Für Vereine, Einzelpersonen oder Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat reicht ein Generator. Viele Banken bieten im E-Banking eine Funktion zum Erstellen von QR-Rechnungen an, dazu gibt es freie Online-Werkzeuge. Sie geben Konto, Adressen und Betrag ein und erhalten ein PDF. Der Nachteil zeigt sich ab der zwanzigsten Rechnung: Jede Zahl wird von Hand übertragen, und jeder Tippfehler landet beim Kunden.

Weg 2: Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm

Sobald Rechnungen regelmässig anfallen, ist ein Buchhaltungsprogramm der Normalfall. Gängige Schweizer Lösungen erzeugen den QR-Zahlteil automatisch, führen offene Posten und gleichen Zahlungseingänge über die Referenz ab. Für die meisten KMU ist das der richtige Weg, und wir würden niemandem raten, eine eigene Buchhaltung zu entwickeln. Warum Standardprozesse fast immer in Standardsoftware gehören, erklärt SaaS oder Eigenentwicklung?.

Die Grenze erreicht ein Buchhaltungsprogramm dort, wo die Rechnung nicht am Anfang, sondern am Ende eines eigenen Ablaufs steht. Wer Offerten in Word schreibt, Aufträge in einer Tabelle plant, Rapporte auf Papier erfasst und dann die Rechnung im Buchhaltungsprogramm neu zusammenstellt, überträgt dieselben Daten drei- oder viermal.

Weg 3: QR-Rechnung direkt aus der eigenen Software

Hier entsteht die QR-Rechnung als Nebenprodukt: Die Offerte wird angenommen, daraus wird ein Auftrag, der Monteur erfasst Zeit und Material, und die Software erzeugt daraus die Rechnung mit Zahlteil. Betrag, Referenz und Kundenadresse liegen bereits strukturiert vor. Technisch ist der Zahlteil der kleinste Teil der Arbeit, denn für die gängigen Programmiersprachen gibt es quelloffene Bibliotheken, die den Swiss QR Code nach den SIX-Richtlinien erzeugen. Die eigentliche Arbeit liegt im Ablauf davor. Wie QR-Rechnung, Twint und Kreditkarte in einem eigenen Abo-Produkt zusammenspielen, zeigt Zahlungen im eigenen SaaS.

Beispiel: Karo Kanaltechnik, von der Offerte bis zur QR-Rechnung

Karo Kanaltechnik reinigt, inspiziert und saniert Kanäle und Leitungen, von Frauenfeld aus in den Kantonen Zürich, Thurgau, St. Gallen und Appenzell. Für den Betrieb haben wir neben der Website eine eigene Betriebssoftware gebaut. Das Büro führt darin Kunden, Planung, Offerten und Aufträge, Kunden können Offerten online annehmen. Monteure sehen ihren Tag und erfassen Zeiten, Rapporte und Fotos. Rechnungen gehen mit Schweizer QR-Zahlteil hinaus, und das Mahnwesen läuft in drei Stufen. Auftraggeber wie Verwaltungen erhalten ein Kundenportal mit Dokumenten pro Liegenschaft.

Der Punkt an diesem Beispiel ist nicht die QR-Rechnung selbst, sondern dass sie nicht mehr «erstellt» wird. Sie fällt am Ende eines Ablaufs heraus, dessen Daten von der Anfrage an im selben System liegen. Offerte, Auftrag, Rapport, Rechnung und Mahnung hängen zusammen, und niemand überträgt einen Betrag von einem Dokument ins nächste. Zahlen zu eingesparten Stunden nennen wir hier bewusst nicht, weil dazu keine Messung vorliegt.

Offerte erstellen: der unterschätzte erste Schritt

Wer über QR-Rechnungen nachdenkt, sollte die Offerte mitdenken. Eine Offerte enthält bereits fast alles, was später auf der Rechnung steht: Kunde, Leistungen, Mengen, Preise. Wird sie im selben System erstellt, entsteht die Rechnung mit wenigen Klicks. Wird sie separat in einer Textverarbeitung geschrieben, beginnt die Abschrift.

Drei Dinge machen eine Offerte anschlussfähig:

• Positionen statt Fliesstext: Leistungen als einzelne Zeilen mit Menge, Einheit und Preis, nicht als Absatz.
• Strukturierte Kundendaten: Adresse von Anfang an in Feldern, so wie sie später im QR-Code gebraucht wird.
• Online-Annahme: Ein Link, über den der Kunde die Offerte annimmt, ersetzt das unterschriebene PDF und startet den Auftrag direkt.

Handwerker-Software: Standard oder massgeschneidert?

Für Handwerksbetriebe gibt es spezialisierte Branchenlösungen, die Offerte, Auftrag und Rechnung abdecken. Für viele Betriebe sind sie eine gute Wahl, gerade wenn der Ablauf dem Branchenüblichen entspricht. Eigene Software lohnt sich erst, wenn der Ablauf selbst ein Unterscheidungsmerkmal ist oder mehrere Teile zusammenhängen, die Standardlösungen nur einzeln anbieten, etwa Website-Anfrage, Preisrechner, Monteur-Ansicht und Kundenportal.

Eine ehrliche Prüfung beantwortet drei Fragen:

1. Wie oft wird abgeschrieben? Wenn dieselben Daten mehr als einmal von Hand erfasst werden, kostet das jeden Tag Zeit.
2. Passt der Ablauf in ein Standardprogramm? Wenn ja, ist Standardsoftware fast immer günstiger. Wenn das Team den Betrieb an das Programm anpasst statt umgekehrt, wird es teuer.
3. Wer betreibt die Lösung in fünf Jahren? Individualsoftware braucht Wartung und Betrieb. Wer das nicht einplant, unterschätzt die Gesamtkosten.

Was eigene Software in der Schweiz kostet und wovon der Preis abhängt, zeigt unsere Übersicht Software-Kosten Schweiz. Wie wir Betriebssoftware für KMU bauen, beschreibt Individualsoftware Schweiz. Und wenn Sie den Ablauf zuerst günstig testen wollen: Ein bedienbarer Prototyp beginnt bei CHF 10'000, wie in Prototyp statt Produkt beschrieben.

Checkliste vor der ersten QR-Rechnung

• Konto geklärt: QR-IBAN mit QR-Referenz oder IBAN mit Creditor Reference beziehungsweise ohne Referenz.
• Adressen strukturiert erfasst, für Sie selbst und für alle Kunden.
• Zusätzliche Informationen unter 140 Zeichen, Rechnungsnummer darin enthalten.
• Testzahlung mit einer Banking-App gescannt, bevor die Rechnung an Kunden geht.
• Rückmeldung der Zahlungseingänge mit der Bank geklärt, damit die Zuordnung automatisch funktioniert.
• Mahnwesen definiert: Wann geht die erste Erinnerung, wann die zweite?

Die QR-Rechnung selbst ist ein gelöstes Problem. Interessant wird sie erst als Teil eines Ablaufs. Wer nur gelegentlich abrechnet, braucht einen Generator. Wer regelmässig nach Standard abrechnet, braucht ein Buchhaltungsprogramm. Und wer Offerte, Auftrag und Rechnung in einem eigenen Ablauf verbindet, lässt die QR-Rechnung von der Software erzeugen und hat sie danach nie mehr auf dem Tisch.