Total Cost of Ownership (TCO).

Eine vollständige TCO-Rechnung führt vier Blöcke. Einführung: Auswahl, Lizenzen oder Entwicklung, Datenübernahme, Schulung, Parallelbetrieb. Betrieb: Abonnements, Hosting, Sicherung, Überwachung, Support. Weiterentwicklung: Anpassungen an neue Anforderungen, Schnittstellen, gesetzliche Änderungen, Aktualisierung von Abhängigkeiten. Ausstieg: Datenexport, Migration, Doppelbetrieb während der Umstellung, Nachlauf für Archiv und Aufbewahrungspflichten. Der vierte Block fehlt in fast jedem Vergleich, obwohl er häufig darüber entscheidet, ob eine Lösung nach Jahren überhaupt noch wechselbar ist. Wer ihn von Anfang an mitführt, verhandelt Verträge anders und prüft Exportmöglichkeiten früher.

Die grösste Fehlerquelle sind interne Stunden. Wer den Vergleich nur mit Rechnungen Dritter führt, macht die Eigenentwicklung systematisch zu billig und den Kauf zu teuer — oder umgekehrt, je nachdem, wo die Eigenleistung anfällt. Zu erfassen sind Zeiten für Auswahl, Test, Datenpflege, Schulung, interne Ansprechpersonen und Fehlerbehebung. Ebenfalls dazu gehören Ausfallrisiken und die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern. Diese Posten lassen sich schätzen, aber nicht ignorieren; eine schriftlich festgehaltene Schätzung ist besser als eine stillschweigende Null.

Ein Beispiel für die Struktur einer solchen Rechnung: Ein Betrieb vergleicht über fünf Jahre eine Standardlösung mit einer Eigenentwicklung. Auf der Kaufseite werden Lizenzen für die tatsächliche Nutzerzahl, Einführung, Schulung und eine spätere Migration angesetzt. Auf der Bauseite die Entwicklung — bei uns beginnt ein Prototyp oder MVP zur Validierung ab CHF 10'000, ein produktives System liegt darüber — plus Hosting, Pflege, Sicherheitsaktualisierungen und Weiterentwicklung für jedes Jahr. Erst diese Gegenüberstellung mit gleicher Laufzeit und gleicher Nutzerzahl erlaubt eine Aussage.

Damit die Rechnung überzeugt, braucht sie drei Eigenschaften. Erstens gleiche Randbedingungen auf beiden Seiten: gleiche Laufzeit, gleiche Nutzerzahl, gleicher Funktionsumfang. Zweitens sichtbare Annahmen, damit man sie diskutieren kann statt das Ergebnis. Drittens eine Sensitivitätsbetrachtung: Was passiert bei doppelter Nutzerzahl, bei einer Preiserhöhung des Anbieters, bei einem Ausfall des Dienstleisters? Häufig kippt eine Entscheidung nicht am Mittelwert, sondern an einem dieser Szenarien — und genau dort liegt der eigentliche Wert der Rechnung.