RPA (Robotic Process Automation).

RPA setzt dort an, wo Systeme nicht miteinander sprechen. Ein typischer Fall: Bestellungen kommen per E-Mail als PDF, werden von Hand ins ERP getippt, dann wird eine Bestätigung aus dem ERP zurückgeschickt. Ein RPA-Bot kann diese Schritte übernehmen, indem er die Benutzeroberflächen bedient — er öffnet die E-Mail, liest die Daten, füllt die Maske aus und klickt auf Speichern.

Der Vorteil ist, dass bestehende Systeme nicht verändert werden müssen. Das macht RPA attraktiv für ältere Software ohne Schnittstelle. Der Nachteil ist die Zerbrechlichkeit: Ändert sich ein Feld, eine Schaltfläche oder ein Layout, bricht der Bot ab. RPA ist deshalb oft eine Übergangslösung. Wo eine Schnittstelle (API) existiert, ist die direkte Anbindung stabiler, schneller und günstiger im Unterhalt.

Klassische RPA-Bots arbeiten streng regelbasiert und scheitern an Ausnahmen, etwa einem anders aufgebauten Lieferschein. Hier verändert KI die Disziplin: Sprach- und Bildmodelle können unstrukturierte Dokumente lesen, Absichten in E-Mails erkennen und Ausnahmen einordnen. Aus RPA wird dann eine Kombination aus fester Automatisierung und KI-Entscheidungen, oft als intelligente Automatisierung oder Agenten-Workflow bezeichnet.

Bekannte RPA-Plattformen sind UiPath, Microsoft Power Automate und Automation Anywhere. Für KMU ist die Frage meist nicht, welches Werkzeug, sondern ob sich der Aufwand lohnt: Häufigkeit, Dauer und Fehleranfälligkeit einer Aufgabe entscheiden. Eine Aufgabe, die einmal im Monat zehn Minuten dauert, ist kein Fall für RPA.