RPA oder KI-Agent? Prozessautomatisierung richtig einordnen

Seit KI-Agenten in jeder Präsentation vorkommen, fragen sich viele Betriebe, ob ihre RPA-Lösung veraltet ist oder ob sie überhaupt noch mit RPARPA (Robotic Process Automation) ist Software, die wiederkehrende, regelbasierte Büroarbeit am Bildschirm automatisch erledigt — sie klickt, kopiert, tippt und…Mehr erfahren → beginnen sollen. Die ehrliche Antwort: Die beiden lösen verschiedene Probleme, und für viele KMU ist eine dritte Option die bessere.

Zwei Arten zu automatisieren

RPA (Robotic Process Automation) ist eine Software, die die Arbeit eines Menschen am Bildschirm nachahmt. Sie öffnet Programme, klickt auf Knöpfe, liest Felder aus und tippt Werte ein, immer nach denselben festgelegten Regeln. Ihr Vorteil: Sie funktioniert auch mit alten Programmen, die keine Schnittstelle haben. Ihr Nachteil: Sie versteht nicht, was sie tut. Verschiebt ein Software-Update einen Knopf oder ändert sich eine Maske, stoppt der Ablauf oder macht im schlimmsten Fall das Falsche.

Ein KI-Agent arbeitet anders. Er nutzt ein Sprachmodell, um eine Aufgabe zu verstehen, und wählt selbst, welche Werkzeuge er in welcher Reihenfolge einsetzt: eine E-Mail lesen, im CRMEin CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software, in der ein Unternehmen alle Informationen zu Kunden und Interessenten zentral verwaltet:…Mehr erfahren → nachsehen, einen Entwurf schreiben. Er kommt mit Eingaben zurecht, die nie zweimal gleich aussehen. Dafür ist er weniger vorhersehbar: Dieselbe Eingabe kann zu leicht unterschiedlichen Ergebnissen führen, und Sprachmodelle können sich irren. Was Agenten im Unternehmen heute leisten und wo sie scheitern, beschreibt der Beitrag KI-Agenten im Unternehmen.

Die beiden Ansätze stehen also nicht in Konkurrenz wie zwei Versionen desselben Produkts. RPA automatisiert Hände, ein Agent automatisiert einen Teil des Urteils.

Die dritte Option, die oft vergessen geht

Bevor du zwischen RPA und Agent wählst, lohnt eine nüchterne Frage: Haben die beteiligten Programme eine Schnittstelle? Die meisten modernen Programme, ob Buchhaltung, CRM, Shop oder Formular, bieten eine APIEine API (Application Programming Interface) ist eine definierte Schnittstelle, über die zwei Programme miteinander Daten austauschen, ohne das Innenleben des…Mehr erfahren →, über die andere Software direkt Daten lesen und schreiben kann. Eine solche Verbindung klickt nicht durch Oberflächen und rät nicht, sie tauscht Daten in einem festen Format aus.

Für ein KMU ist das häufig die stabilste und günstigste Lösung: Sie bricht nicht bei einem neuen Design der Oberfläche, sie ist schnell und lässt sich gut überwachen. Werkzeuge wie n8n, Make oder Zapier verbinden Programme über ihre Schnittstellen, ohne dass dafür eigene Software entwickelt werden muss; einen Vergleich gibt es im Beitrag n8n, Make oder Zapier. Was eine Schnittstelle überhaupt ist, erklärt der Beitrag API-Schnittstelle einfach erklärt.

RPA wird damit zur Notlösung für Programme ohne Schnittstelle, etwa eine alte Branchensoftware oder ein Behördenportal, das nur im Browser bedient werden kann. Das ist legitim, sollte aber eine bewusste Entscheidung sein.

Der Vergleich

Zwei Zeilen verdienen eine Erklärung. «Braucht eine Schnittstelle» steht beim Agenten auf «teils», weil Agenten Werkzeuge über Schnittstellen aufrufen, inzwischen aber auch Browser bedienen können, ähnlich wie RPA. Und die laufenden Kosten eines Agenten hängen am gewählten Modell und an der Menge Text, die er pro Durchlauf liest. Bei tausenden Durchläufen pro Monat kann das spürbar werden; wie man solche Kosten im Griff behält, steht im Beitrag KI-Kosten kontrollieren.

Der Entscheidungsweg

Die letzte Antwort ist häufiger, als man denkt. Viele Prozesse in KMU sind historisch gewachsen: Drei Personen erledigen dieselbe Aufgabe auf drei Arten, Ausnahmen sind die Regel, und niemand hat den Ablauf je aufgeschrieben. Einen solchen Prozess zu automatisieren, heisst die Unordnung zu automatisieren. Der erste Schritt ist dann, den Ablauf mit den Beteiligten aufzuzeichnen und zu vereinfachen.

Beispiel: Belegeingang in einem Treuhandbüro

Das folgende Beispiel ist konstruiert und beschreibt keinen Kundenfall. Ein Treuhandbüro mit zwölf Mitarbeitenden erhält Belege von Kunden per E-Mail: Rechnungen als PDF, Fotos von Quittungen, manchmal eine Excel-Liste. Heute öffnet eine Mitarbeiterin jede Mail, ordnet den Beleg dem Mandanten zu, benennt die Datei um und legt sie im richtigen Ordner der Buchhaltungssoftware ab.

Mit RPA allein klappt das nicht, weil die Mails nie gleich aussehen. Ein reiner Agent, der alles selbst entscheidet, wäre bei Finanzdaten zu riskant. Die Lösung ist eine Kombination:

Die KI übernimmt das Lesen, also den Teil, der Urteil braucht. Die Ablage läuft über eine feste Regel und die Schnittstelle der Buchhaltung, nicht über Klicks in der Oberfläche. Und der Mensch sieht nur noch die Fälle, bei denen die KI unsicher ist. Damit ist der Ablauf schneller, bleibt aber nachvollziehbar. Wichtig ist zudem ein Protokoll: Für jeden Beleg wird festgehalten, was die KI erkannt hat, wer eine unsichere Zuordnung bestätigt hat und wann die Ablage erfolgte. So lässt sich bei einer Rückfrage des Mandanten oder bei einer Revision jeder Schritt nachvollziehen, und Fehler der KI werden sichtbar, statt still in der Buchhaltung zu landen.

Den Prozess aufzeichnen, bevor du automatisierst

Ob RPA, Agent oder Schnittstelle: Jede Automatisierung beginnt mit einer Beschreibung des Ablaufs, wie er heute wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Das geht ohne Werkzeug in einer Stunde mit den Menschen, die die Arbeit täglich machen.

Schreib jeden Schritt auf eine Zeile: Wer macht was, in welchem Programm, mit welcher Eingabe und welchem Ergebnis? Markiere die Stellen, an denen jemand entscheidet, etwa «Ist der Beleg vollständig?» oder «Welcher Mandant ist das?». Diese Entscheidungen sind die Kandidaten für KI. Alles, was nur übertragen, umbenannt oder abgelegt wird, ist ein Kandidat für feste Regeln oder eine Schnittstelle.

Zähle danach, wie oft der Ablauf pro Monat vorkommt, wie lange er im Schnitt dauert und wie oft Ausnahmen auftreten. Ein Ablauf, der zehnmal im Monat fünf Minuten dauert, lohnt keine Automatisierung. Ein Ablauf, der täglich eine Stunde bindet und selten Ausnahmen hat, ist ein guter erster Kandidat.

Am Ende steht eine einfache Tabelle mit Schritten, Programmen, Entscheidungen und Häufigkeit. Sie ist die Grundlage für jede Offerte und verhindert, dass das Projekt mitten in der Umsetzung auf unerwartete Sonderfälle stösst. Viele Projekte werden auf diesem Weg kleiner und günstiger, weil sich zeigt, dass nur ein Teil des Ablaufs wirklich automatisiert werden muss.

Risiken nach Handlung sortieren

Bei KI-Agenten entscheidet nicht die Technik über das Risiko, sondern die Frage, was der Agent ohne Rückfrage tun darf. Eine einfache Einteilung hilft. Lesen, zusammenfassen und sortieren ist risikoarm: Wenn etwas falsch ist, merkt man es beim nächsten Schritt. Entwürfe vorbereiten, die ein Mensch prüft und abschickt, ist ebenfalls gut kontrollierbar. Daten ändern, Kunden direkt antworten, Zahlungen auslösen oder etwas löschen sollte ein Agent dagegen nur mit Freigabe durch einen Menschen.

Hinzu kommen Datenschutzfragen. Wer Kundendaten durch ein Sprachmodell schickt, muss wissen, wo die Daten verarbeitet werden und ob der Anbieter sie für Training nutzt. Die Grundlagen für Schweizer Betriebe beschreibt der Beitrag KI-Compliance in der Schweiz. Bei RPA und Schnittstellen stellt sich diese Frage weniger, weil die Daten zwischen den eigenen Systemen bleiben.

Was es kostet und wie du beginnst

Seriöse Pauschalpreise gibt es für Automatisierung nicht, weil der Aufwand vom Prozess abhängt, nicht von der Technik. Die grössten Kostentreiber sind fast immer dieselben: unklare Prozesse, Ausnahmen, die erst während des Projekts auftauchen, und Programme ohne Schnittstelle.

Ein sinnvoller Einstieg ist deshalb klein. Wähle einen Prozess, der häufig vorkommt, viel Zeit kostet und wenig Ausnahmen hat. Schreib den Ablauf auf, zähle, wie oft er pro Monat vorkommt und wie lange er dauert. Daraus ergibt sich der Nutzen in Stunden, und erst dann lohnt die Frage nach der Technik. Wer dafür einen strukturierten Rahmen sucht, findet ihn in einer KI-Beratung für KMU, die Prozesse erst sortiert und dann eine Lösung vorschlägt.

Für die Umsetzung gibt es zwei Wege. Kombinierte Abläufe mit Schnittstellen, KI und Freigaben sind das Feld der KI-Automatisierung für KMU. Braucht ein Ablauf eigene Logik, etwa einen Agenten mit Zugriff auf mehrere interne Systeme, ist das ein Projekt für einen eigenen KI-Agenten. Und wenn sich herausstellt, dass das Problem eine fehlende oder veraltete Software ist, lohnt der Blick auf Individualsoftware, die die Schnittstellen gleich mitbringt.

Wer die Entscheidung gegenüber der Geschäftsleitung begründen muss, rechnet wie bei jeder Investition vom Ziel her: Was kostet der Prozess heute an Stunden, was soll er kosten, und welches Budget ist dafür vertretbar? Die Rechenlogik dafür beschreibt der Beitrag Marketingbudget planen am Beispiel des Marketings; für Automatisierung gilt sie genauso.

Fazit

RPA und KI-Agenten sind keine Konkurrenten, sondern Werkzeuge für verschiedene Teile eines Prozesses. RPA bedient Programme ohne Schnittstelle nach festen Regeln, Agenten lesen und ordnen ein, wo Eingaben uneinheitlich sind. Für viele KMU ist die beste Automatisierung aber die unspektakulärste: eine direkte Verbindung über die Schnittstelle, ergänzt um KI dort, wo wirklich gelesen werden muss, und um einen Menschen für alles, was nicht schiefgehen darf.