n8n vs. Make vs. Zapier: Welche Automation-Plattform?

Wer heute einen Prozess automatisieren will, landet früher oder später bei einer dieser drei Plattformen. Zapier, Make und n8n decken zusammen den grössten Teil dessen ab, was kleine und mittlere Unternehmen an Automatisierung brauchen. Doch sie sind keine Konkurrenten, die dasselbe besser oder schlechter machen. Sie verkörpern drei unterschiedliche Philosophien, und die richtige Wahl hängt weniger von einer Funktionsliste ab als von der Frage, wer das System bedienen und betreiben soll.

Dieser Vergleich ordnet die drei Werkzeuge ein, zeigt, wo die Kostenmodelle kippen, und gibt eine ehrliche Empfehlung für typische KMU-Situationen.

Die drei Philosophien im direkten Vergleich

Bevor wir ins Detail gehen, lohnt sich der Blick aufs grosse Bild. Die folgende Gegenüberstellung fasst zusammen, wofür jede Plattform steht.

Die Kurzfassung: Zapier ist das Werkzeug für Menschen, die nicht über Technik nachdenken wollen. Make ist für jene, die mehr Kontrolle über den Ablauf möchten, ohne zu programmieren. n8n ist für alle, die maximale Freiheit und Datenhoheit über Komfort stellen.

Zapier: Einfachheit als Produkt

Zapier hat den Markt für No-Code-Automation geprägt. Sein grösster Trumpf ist die schiere Zahl an Integrationen, weit über mehrere tausend Apps lassen sich verbinden, oft mit wenigen Klicks. Wer eine neue Anfrage aus einem Webformular automatisch ins CRM und parallel in einen Chat-Kanal bringen will, ist hier in wenigen Minuten fertig.

Diese Einfachheit ist kein Zufall, sondern das eigentliche Produkt. Die Bedienung ist linear und führt den Nutzer Schritt für Schritt. Genau das wird aber zur Grenze, sobald Abläufe verzweigen, Daten umgeformt oder Schleifen durchlaufen werden müssen. Solche Konstrukte sind in Zapier möglich, aber umständlich und teuer.

Der Knackpunkt ist das Preismodell. Zapier rechnet pro Task, also pro einzelnem Arbeitsschritt. Bei einfachen Flows und überschaubarem Volumen ist das fair. Sobald die Zahl der Automatisierungen oder das Datenvolumen steigt, klettert die Rechnung jedoch spürbar, und genau dann lohnt der Blick auf die Alternativen.

Make: der visuelle Sweet Spot

Make, früher unter dem Namen Integromat bekannt, schiebt sich genau in die Lücke, die Zapier bei Komplexität offenlässt. Sein visueller Editor stellt jeden Ablauf als Diagramm dar, in dem sich Verzweigungen, Filter, Schleifen und Datenmanipulation intuitiv anordnen lassen. Was in Zapier wie eine Liste wirkt, wird in Make zu einer Landkarte des Prozesses.

Für viele KMU ist das der ideale Mittelweg. Man bekommt deutlich mehr Mächtigkeit als bei Zapier, bleibt aber ohne eine einzige Zeile Code arbeitsfähig. Auch das Kostenmodell ist freundlicher: Make rechnet pro Operation, und die Volumenpreise liegen meist klar unter denen von Zapier.

Der Preis dieser Flexibilität ist eine etwas steilere Lernkurve. Der visuelle Editor ist mächtig, kann bei grossen Szenarien aber unübersichtlich werden. Wer Make nutzt, sollte von Anfang an auf saubere Benennung und überschaubare Module achten, sonst entsteht ein Diagramm, das niemand mehr durchschaut.

n8n: Kontrolle und Datenhoheit

n8n ist die Antwort für alle, denen Cloud-Tools zu viel Kontrolle aus der Hand nehmen. Die Plattform lässt sich selbst hosten, womit sensible Daten das eigene Haus nie verlassen. Unter dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz und der DSGVO ist das ein gewichtiges Argument, gerade wenn Kundendaten durch die Automatisierung fliessen.

Technisch ist n8n das mächtigste der drei Werkzeuge. Es kombiniert einen visuellen Editor mit der Möglichkeit, an jedem Punkt eigenen Code einzuschieben. Damit lassen sich Abläufe bauen, an denen Zapier und Make scheitern. Self-gehostet entfallen zudem die harten Volumengrenzen, was bei vielen Automatisierungen die Wirtschaftlichkeit dramatisch verbessert.

Diese Freiheit hat einen Preis, und der heisst Verantwortung. Wer n8n selbst betreibt, kümmert sich um Server, Updates und Betrieb. Für ein KMU ohne technisches Personal bedeutet das einen Partner oder eine bewusste Investition in eigenes Know-how. Es gibt zwar auch eine gehostete Cloud-Variante, doch ihr eigentlicher Reiz entfaltet sich im Self-Hosting.

Die Kostenmodelle im Klartext

Der vielleicht wichtigste praktische Unterschied liegt in der Abrechnung, und genau hier werden teure Fehler gemacht. Zapier rechnet pro Task, also pro einzelnem ausgeführtem Schritt. Ein Flow mit fünf Schritten verbraucht bei jedem Durchlauf fünf Tasks. Bei hohem Volumen summiert sich das schnell zu beträchtlichen Beträgen.

Make rechnet pro Operation, was im Detail ähnlich klingt, in der Praxis aber meist günstiger ausfällt, weil die Volumenpakete grosszügiger geschnitten sind. Für mehrstufige Prozesse mit vielen Durchläufen ist Make deshalb oft die wirtschaftlichere Wahl. n8n schliesslich kennt im Self-Hosting praktisch keine nutzungsbasierte Grenze: Man bezahlt den Server, nicht die Zahl der Ausführungen. Bei sehr hohem Volumen kippt die Rechnung damit klar zugunsten von n8n, sofern man den Betrieb stemmen kann.

Die Lehre daraus: Rechne vor dem Aufbau grob durch, wie oft ein Flow laufen wird. Ein Workflow, der wenige Male am Tag auslöst, ist auf jeder Plattform günstig. Einer, der pro Minute mehrfach feuert, kann auf einem Pro-Task-Modell überraschend teuer werden.

Welche Plattform für welches KMU

Die ehrliche Entscheidungshilfe lässt sich auf wenige Fragen reduzieren. Geht es nur um einige wenige, einfache Verknüpfungen und soll niemand über Technik nachdenken? Dann ist Zapier die schnellste Lösung. Sollen mehrstufige Prozesse mit Verzweigungen und Datenverarbeitung entstehen, ohne dass jemand programmieren muss? Dann ist Make in den meisten Fällen die beste Wahl, auch wegen der Kosten.

Steht Datenschutz im Vordergrund, ist das Volumen hoch oder existiert technisches Wissen im Haus beziehungsweise ein Partner? Dann spielt n8n seine Stärken aus und wird auf Dauer oft die günstigste und flexibelste Option.

Ein letzter Rat aus der Praxis: Wähle nicht das Werkzeug, das zu deinen Zukunftsplänen passt, sondern zu deinem heutigen Können. Ein laufender Zapier-Flow bringt mehr als ein perfekt durchdachter n8n-Workflow, der nie über den Plan hinauskommt. Wachsen kann man später immer noch.