API (Schnittstelle).

Eine API (Application Programming Interface) ist eine definierte Schnittstelle, über die zwei Programme miteinander Daten austauschen, ohne das Innenleben des anderen kennen zu müssen. Eine Website kann so etwa Anfragen direkt ins CRM schreiben, Termine aus einem Buchungssystem lesen oder Rechnungen an die Buchhaltung übergeben.

API (Schnittstelle) — ausführlich erklärt

Man kann sich eine API wie den Schalter einer Behörde vorstellen: Es gibt festgelegte Formulare (die Anfragen), feste Öffnungszeiten und Zuständigkeiten (die Regeln) und eine verlässliche Antwort. Was hinter dem Schalter passiert, muss man nicht wissen. Genauso stellt ein Programm über seine API bestimmte Funktionen bereit — «gib mir alle offenen Aufträge», «lege einen neuen Kontakt an» — und beschreibt in einer Dokumentation, wie die Anfragen aussehen müssen.

Im Web sind REST-APIs am verbreitetsten. Sie arbeiten mit normalen HTTP-Anfragen an definierte Adressen und tauschen Daten meist im JSON-Format aus. GET liest Daten, POST legt neue an, PUT oder PATCH ändert, DELETE löscht. Daneben gibt es GraphQL, bei dem der Aufrufer genau die Felder anfordert, die er braucht. Ein Webhook dreht die Richtung um: Statt regelmässig nachzufragen, ob etwas Neues passiert ist, ruft das andere System eine Adresse auf, sobald ein Ereignis eintritt — etwa eine bezahlte Bestellung.

Für KMU ist die API oft der Unterschied zwischen einer Website, die Arbeit erzeugt, und einer, die Arbeit abnimmt. Ohne Schnittstelle landet eine Anfrage als E-Mail im Postfach und wird von Hand ins CRM übertragen. Mit Schnittstelle legt das Formular den Kontakt direkt an, ordnet die Quelle zu und informiert die zuständige Person. Dasselbe gilt für Onlineshop und Lager, Buchungssystem und Kalender oder Website und Newsletter-Tool.

Schnittstellen haben ihren Preis: Sie müssen abgesichert sein (Zugangsschlüssel, nie im Frontend-Code), sie können sich ändern, wenn der Anbieter eine neue Version veröffentlicht, und sie brauchen Fehlerbehandlung, wenn das andere System gerade nicht erreichbar ist. Eine solide Anbindung protokolliert, was übertragen wurde, und versucht es bei einem Ausfall erneut, statt Daten stillschweigend zu verlieren.

Beispiel: Offertanfrage direkt ins CRM

Ein Gartenbauunternehmen erhält Anfragen über das Website-Formular. Bisher kopiert die Disponentin jede Mail ins CRM, ergänzt Ort und gewünschte Leistung und weist sie einem Projektleiter zu. Mit einer API-Anbindung schreibt das Formular die Anfrage direkt ins CRM, inklusive Leistung, Postleitzahl und Herkunft (Google, Empfehlung, Inserat). Der zuständige Projektleiter wird nach Region automatisch benachrichtigt. Das Formular bleibt für die Kundin gleich — dahinter fällt ein Arbeitsschritt weg.

Solche Anbindungen setzen wir im Rahmen der Webentwicklung und bei Web-Applikationen um. Wo kein Standard-CRM passt, kann ein eigenes CRM sinnvoll sein.

Fragen vor jeder Anbindung

Hat das Zielsystem eine dokumentierte API, und ist sie im gebuchten Abo enthalten? Welche Daten werden in welche Richtung übertragen, und wer ist führend, wenn sich Angaben widersprechen? Was passiert bei einem Ausfall? Und wer überwacht die Schnittstelle, wenn der Anbieter eine neue Version herausgibt? Wer diese Fragen vorab klärt, vermeidet die meisten Überraschungen.

Weiterführende Seite

Web-App entwickeln lassen

Im Blog vertieft

API und Schnittstellen erklärt für KMU

Häufige Fragen zu API (Schnittstelle)

Bei einer API fragt ein Programm aktiv Daten ab oder schreibt sie. Bei einem Webhook meldet sich das andere System von selbst, sobald ein Ereignis eintritt, zum Beispiel eine neue Bestellung. Viele Integrationen kombinieren beides.

Nein. Viele moderne Cloud-Programme bieten eine API, teilweise aber nur in höheren Abo-Stufen. Ältere oder lokal installierte Software hat oft keine oder nur eine eingeschränkte Schnittstelle. Das sollte man vor einer Softwarewahl prüfen.

Wenn sie richtig gebaut sind. Zugangsschlüssel gehören auf den Server, nicht in den Browser, Übertragungen laufen verschlüsselt über HTTPS, und Berechtigungen werden so eng wie möglich gefasst. Eine Anbindung sollte nur die Rechte haben, die sie wirklich braucht.

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