Make-or-Buy.

Eine brauchbare Entscheidung entsteht entlang weniger Kriterien. Erstens Differenzierung: Verdient der Betrieb sein Geld mit diesem Ablauf, oder ist er nur notwendige Unterstützung? Zweitens Marktangebot: Gibt es Produkte, die den Bedarf zu achtzig Prozent decken? Drittens Passgenauigkeit der restlichen zwanzig Prozent: Sind es Gewohnheiten oder echte Anforderungen? Viertens Datenhoheit und regulatorische Vorgaben. Fünftens Zeitdruck. Und sechstens die interne Fähigkeit, ein eigenes System über Jahre zu betreiben — das ist erfahrungsgemäss der am häufigsten überschätzte Punkt.

Der Vergleich muss über die Lebensdauer laufen, nicht über den Anschaffungspreis. Auf der Kaufseite stehen Lizenzen, Einführung, Schulung, Anpassungen, spätere Migration. Auf der Bauseite Entwicklung, Betrieb, Pflege, Sicherheitsaktualisierungen, Weiterentwicklung und das Risiko, dass Wissen an einzelnen Personen hängt. Auf beiden Seiten gehören interne Stunden in die Rechnung, weil sie real anfallen und den Vergleich häufig kippen. Wer nur Lizenzkosten gegen ein Entwicklungsangebot stellt, vergleicht zwei unterschiedliche Dinge und trifft die Entscheidung faktisch nach Bauchgefühl.

Ein neutral durchgerechneter Fall: Ein Betrieb mit fünfzehn Innendienstmitarbeitenden prüft ein eigenes CRM, weil die Lizenzkosten stören. Die Rechnung über fünf Jahre stellt Lizenzen, Einführung und Schulung der Standardlösung den Kosten einer Eigenentwicklung gegenüber — inklusive Pflege, Betrieb und Weiterentwicklung, denn eine Erstversion allein reicht nicht. In dieser Grössenordnung gewinnt die Standardlösung fast immer deutlich, weil die laufende Verantwortung stärker wiegt als die Lizenzsumme. Anders sieht es aus, wenn ein einzelner, wirklich eigener Ablauf im Zentrum steht.

Es gibt einen dritten Weg, der oft übersehen wird: Standard kaufen und nur das differenzierende Stück selbst bauen, sauber über Schnittstellen verbunden. Das hält den Eigenanteil klein und lässt den Rest vom Hersteller pflegen. Wichtig ist in jedem Fall, die Entscheidung samt Annahmen zu dokumentieren und nach zwölf bis vierundzwanzig Monaten erneut zu prüfen. Marktangebot, Nutzerzahl und Anforderungen ändern sich — eine Entscheidung, die 2026 richtig war, ist es 2029 nicht automatisch noch.