Offerte schreiben: Vorlage für KMU und warum die Antwortzeit zählt

Eine Offerte schreiben heisst, einem Interessenten verbindlich darzulegen, welche Leistung er zu welchem Preis und zu welchen Bedingungen bekommt. Eine brauchbare Offerte für ein Schweizer KMU enthält Absender und Empfänger, Datum und Offertnummer, eine klare Leistungsbeschreibung mit Mengen und Preisen, die Mehrwertsteuer, Zahlungs- und Lieferbedingungen und eine Gültigkeitsdauer. Die Vorlage weiter unten deckt all das ab.

Fast ebenso wichtig wie der Inhalt ist das Tempo. Wer eine Anfrage am Montag erhält und die Offerte am Freitag schickt, konkurriert mit Anbietern, die sich am Montagnachmittag gemeldet haben. Diesem zweiten Teil widmet sich die zweite Hälfte des Artikels.

Was eine Offerte rechtlich ist

Eine Offerte ist im Schweizer Recht ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Das hat Folgen. Wer einen Antrag mit einer Frist zur Annahme stellt, bleibt nach Art. 3 des Obligationenrechts (OR) bis zum Ablauf dieser Frist gebunden. Ohne Frist ist der Antragsteller unter Abwesenden nach Art. 5 OR so lange gebunden, bis er eine rechtzeitige Antwort erwarten darf. Nimmt der Kunde die Offerte innerhalb dieser Zeit an, ist der Vertrag zustande gekommen.

Wer nur eine erste Preisindikation geben will, muss das ausdrücklich kennzeichnen, etwa mit «unverbindliche Richtofferte» oder «freibleibend». Bei Werkverträgen, wie sie im Handwerk üblich sind, gibt es zudem den Kostenvoranschlag: Wird ein ungefährer Ansatz ohne Zutun des Kunden übermässig überschritten, kann der Kunde nach Art. 375 OR vom Vertrag zurücktreten, bei Bauten auf seinem Grundstück alternativ eine angemessene Herabsetzung des Preises verlangen. Wer mit Unsicherheiten rechnet, beschreibt sie deshalb offen in der Offerte.

Dieser Abschnitt ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Für Verträge mit hohen Beträgen oder besonderen Risiken lohnt sich ein Blick durch eine Fachperson.

Die Bestandteile einer Offerte

Mehrwertsteuer richtig ausweisen

Ist ein Betrieb MWST-pflichtig, gehört die Mehrwertsteuer in die Offerte, mit Satz und Betrag. Der Normalsatz beträgt seit dem 1. Januar 2024 8,1 Prozent, der reduzierte Satz 2,6 Prozent und der Sondersatz für Beherbergung 3,8 Prozent. Die MWST-Nummer ist die Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz MWST, im Format CHE-123.456.789 MWST.

Pflicht ist die Angabe der MWST-Nummer nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG auf der Rechnung. Auf der Offerte ist sie nicht zwingend, aber üblich, und sie erspart Rückfragen von Geschäftskunden. Vor dem Gebrauch einer Vorlage lohnt sich ein Blick auf die aktuellen Angaben der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), weil sich Sätze und Formvorschriften ändern können.

Bei Offerten an Privatpersonen gilt zusätzlich: Endkunden müssen den tatsächlich zu bezahlenden Preis erkennen können, inklusive Mehrwertsteuer. Ein Totalbetrag ohne MWST und ohne deutlichen Hinweis führt zu Ärger, spätestens bei der Rechnung.

Vorlage: Offerte für ein Schweizer KMU

Die folgende Vorlage lässt sich in jedes Textprogramm oder Offertensystem übernehmen. Sie ist für Dienstleistungs- und Handwerksbetriebe gedacht; Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

[Firmenname]  ·  [Adresse]  ·  [PLZ Ort]
[Telefon]  ·  [E-Mail]  ·  [Website]
MWST-Nr.: CHE-[xxx.xxx.xxx] MWST

[Name Empfänger]
[Firma]
[Adresse]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Offerte Nr. [2026-0123]
Ihre Anfrage vom [Datum]: [Kurzbeschreibung]

Guten Tag [Anrede Name]

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne offerieren wir Ihnen
folgende Leistungen:

Pos.  Beschreibung                     Menge  Einheit  Preis CHF  Total CHF
1     [Leistung 1]                     [1]    [Pausch.] [...]     [...]
2     [Leistung 2]                     [8]    [Std.]    [...]     [...]
3     [Material]                       [..]   [Stk.]    [...]     [...]

Zwischentotal                                                     [...]
MWST 8,1 %                                                        [...]
Total inkl. MWST                                                  [...]

Nicht enthalten: [z. B. Entsorgung, Malerarbeiten, Bewilligungen]

Ausführung: [Zeitraum oder Dauer nach Auftragserteilung]
Zahlung: [z. B. 30 % Anzahlung, Rest 30 Tage netto nach Abschluss]
Gültigkeit: Diese Offerte ist gültig bis [Datum].

Zur Annahme genügt eine kurze Bestätigung per E-Mail
oder Ihre Unterschrift auf dieser Offerte.

Freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

Annahme: Ort, Datum, Unterschrift ______________________

Fünf Regeln für die Leistungsbeschreibung

1. Eine Position, eine Leistung. Sammelpositionen wie «Diverse Arbeiten» führen zu Rückfragen und Misstrauen.
2. Einheiten nennen. Pauschal, Stunden, Quadratmeter, Stück. Der Kunde muss nachrechnen können.
3. Das Nicht-Enthaltene aufschreiben. Die meisten Konflikte entstehen nicht über den Preis, sondern über Leistungen, die der Kunde für selbstverständlich hielt.
4. Annahmen offenlegen. «Unter der Annahme, dass die bestehenden Leitungen wiederverwendet werden können.» So wird ein späterer Mehraufwand nachvollziehbar.
5. Varianten nur, wenn sie helfen. Zwei klar unterschiedene Varianten erleichtern die Entscheidung, fünf erschweren sie.

Warum die Antwortzeit zählt

Viele Interessenten fragen mehrere Anbieter gleichzeitig an. Wer zuerst sauber antwortet, hat einen Vorsprung: Er prägt die Vorstellung des Kunden davon, wie das Projekt aussehen und was es kosten könnte, und er zeigt, wie er später als Auftragnehmer arbeiten wird. Eine Offerte, die nach einer Woche kommt, landet oft bei einem Kunden, der sich bereits entschieden hat.

Allgemein gültige Zahlen, wie viel Abschlusswahrscheinlichkeit pro Stunde Verzögerung verloren geht, nennen wir hier bewusst nicht. Seriös messen lässt sich das nur im eigenen Betrieb: Wann kam die Anfrage, wann die Antwort, wurde der Auftrag erteilt? Wer diese drei Zeitpunkte ein paar Monate lang erfasst, sieht den Zusammenhang für sein Geschäft.

Die Antwortzeit hat zwei Teile, und nur der erste muss sofort passieren:

• Die Eingangsbestätigung. Am selben Tag, persönlich, mit einem konkreten Termin für die Offerte oder einem Rückruf. Das kostet zwei Minuten.
• Die Offerte selbst. So schnell, wie es die Qualität erlaubt. Bei einfachen Leistungen am nächsten Tag, bei komplexen nach Besichtigung oder Rückfragen.

Wo die Zeit tatsächlich verloren geht

In den meisten KMU liegt das Problem nicht beim Schreiben der Offerte, sondern davor. Die Anfrage landet in einem allgemeinen Postfach, das erst am Abend gelesen wird. Oder sie kommt über das Kontaktformular, während alle auf der Baustelle oder im Service sind. Bis jemand reagiert, ist ein halber Tag vorbei.

Genau dieses Problem hatte das Restaurant Han Kitchen in Zürich-Oerlikon: Im Restaurantalltag sitzt niemand am Computer. Wir haben eine Admin-Web-App gebaut, die sich auf den Home-Bildschirm des Handys legen lässt. Jede neue Reservation und jede Kontaktnachricht löst sofort eine Push-Benachrichtigung aus, mit Name, Datum, Uhrzeit und Personenzahl. Beim Bestätigen erscheint ein fertiger, anpassbarer Text, der mit einem Tipp im WhatsApp des Restaurants geöffnet wird und vom eigenen Konto an den Gast geht, ohne Kosten pro Nachricht. Zur Sicherheit geht zusätzlich eine E-Mail ans Restaurant.

Das Prinzip lässt sich direkt auf Offerten übertragen: Die Anfrage kommt als Push aufs Handy, die Eingangsbestätigung geht mit einem Tipp hinaus, und die eigentliche Offerte folgt aus dem Büro.

Vom Word-Dokument zum Offerten-Ablauf

Solange ein Betrieb wenige Offerten pro Monat schreibt, reicht eine gute Vorlage im Textprogramm. Ab einer gewissen Menge wird das zum Engpass: Positionen werden aus alten Offerten kopiert, Preise sind nicht aktuell, niemand weiss, welche Offerte noch offen ist, und aus der angenommenen Offerte muss die Rechnung von Hand neu geschrieben werden.

Ob eine Standardlösung reicht oder eine eigene Lösung sinnvoller ist, hängt von den Abläufen ab. Die Abwägung über mehrere Jahre rechnen wir in CRM kaufen oder entwickeln durch. Wer mit einfachen Mitteln beginnen will, findet Ansätze in Interne Tools ohne Entwickler.

Beispiel: Offerte, Auftrag und QR-Rechnung in einem System

Für die Kanalreinigungsfirma Karo Kanaltechnik haben wir neben der Website eine eigene Betriebssoftware entwickelt. Das Büro führt dort Kunden, Planung, Offerten und Aufträge, und Kunden können Offerten online annehmen. Rechnungen gehen mit Schweizer QR-Zahlteil hinaus, und Monteure erfassen Zeiten, Rapporte und Fotos direkt im System. Der Vorteil liegt nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, dass die Daten aus der Offerte bis zur Rechnung durchlaufen, ohne doppelt erfasst zu werden. Wie die QR-Rechnung dabei funktioniert, erklärt QR-Rechnung erstellen und automatisieren.

Nach der Offerte: nachfassen, aber richtig

Eine Offerte, auf die keine Reaktion kommt, ist nicht abgelehnt. Oft ist sie schlicht untergegangen. Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht nach einigen Tagen ist üblich und wird selten als aufdringlich empfunden, wenn sie einen Nutzen bietet: «Haben Sie noch Fragen zur Position 3? Wir könnten den Termin im November noch halten.»

Hilfreich ist eine feste Regel, etwa: Nachfassen nach fünf Arbeitstagen, ein zweites Mal kurz vor Ablauf der Gültigkeit, danach als verloren markieren und den Grund erfassen, falls der Kunde ihn nennt. In einem CRM laufen diese Erinnerungen automatisch. Wer die Gründe für verlorene Offerten über ein Jahr sammelt, weiss danach mehr über seine Preise und sein Angebot als aus jeder Marktstudie.

Fazit

Eine gute Offerte ist vollständig, klar und schnell. Die Vorlage oben deckt die Bestandteile ab, von der Leistungsbeschreibung über die MWST bis zur Gültigkeit, und hält fest, was nicht enthalten ist. Der grössere Hebel liegt für viele KMU aber vor der Offerte: Wer neue Anfragen sofort sieht und am selben Tag persönlich bestätigt, ist im Rennen, bevor andere das Postfach geöffnet haben. Wenn dafür eine eigene Lösung sinnvoll ist, finden Sie unsere Ansätze unter Web-App entwickeln lassen und CRM entwickeln lassen.