Offerte nachfassen: Zeitplan und drei Vorlagen

Die Offerte ist draussen, und dann passiert nichts. Kein Ja, kein Nein. Viele Betriebe warten ab, aus Sorge, aufdringlich zu wirken. Dabei ist eine Offerte ohne Antwort selten abgelehnt. Sie liegt im Postfach, wartet auf jemanden, der mitentscheidet, oder ist schlicht vergessen gegangen. Dieser Artikel gibt dir einen Zeitplan und drei Vorlagen, mit denen du nachfasst, ohne zu drängen.

Wo dieser Artikel ansetzt

Wie eine Offerte aufgebaut ist, was rechtlich drinstehen sollte und warum die Antwortzeit bei der Offerte selbst zählt, beschreibt Offerte schreiben: Vorlage für KMU. Dort steht auch die Grundregel: nach einigen Tagen nachfassen, vor Ablauf der Gültigkeit ein zweites Mal, danach als verloren markieren. Dieser Artikel macht daraus einen vollständigen Ablauf mit Zeitpunkten, Texten und einer Ordnung für die Auswertung.

Bevor die Offerte rausgeht

Das wirksamste Nachfassen passiert vor dem Versand. Wer eine Offerte ohne Gespräch per Mail schickt, hat danach nur eine Möglichkeit: warten und hoffen. Wer die Offerte in einem Gespräch ankündigt und einen Termin zur Besprechung vereinbart, hat einen festen Zeitpunkt, an dem er ohnehin wieder spricht.

Ein Satz am Ende des Erstgesprächs genügt: «Ich schicke Ihnen die Offerte bis Mittwoch. Wollen wir am Freitag um 10 Uhr kurz telefonieren und sie zusammen durchgehen?» Wie dieses Erstgespräch aufgebaut ist und wie du dabei klärst, ob sich eine Offerte überhaupt lohnt, beschreibt Lead-Qualifizierung: fünf Fragen.

Zweitens gehört in jede Offerte eine Gültigkeit. Nach dem Obligationenrecht bist du an eine Offerte mit Annahmefrist bis zu deren Ablauf gebunden (Art. 3 OR, SR 220). Ohne Frist ist die Dauer der Bindung unklarer. Eine Frist schützt dich also und gibt dem Nachfassen einen natürlichen Endpunkt. Diese Einordnung ersetzt keine Rechtsberatung.

Der Zeitplan

Die folgenden Zeitpunkte sind ein Vorschlag für Offerten mit einer Gültigkeit von 30 Tagen. Bei kurzfristigen Aufträgen rückst du sie zusammen, bei grossen Projekten mit mehreren Entscheidern auseinander.

1. Tag 0

   Versand mit Besprechungstermin

   Offerte per Mail, im Text der vereinbarte Termin zur Besprechung.

2. Tag 2–3

   Kurz nachfragen: angekommen?

   Kurze Mail oder Nachricht. Ziel: sicherstellen, dass die Offerte gelesen werden kann. Vorlage 1.

3. Tag 5–7

   Besprechung oder Anruf

   Offerte gemeinsam durchgehen, offene Fragen klären, nächsten Schritt vereinbaren. Vorlage 2 als Leitfaden.

4. Tag 14

   Nach dem Entscheid fragen

   Wo steht die Entscheidung, wer muss noch zustimmen, was fehlt?

5. Kurz vor Ablauf

   Letzter Kontakt

   Hinweis auf die Gültigkeit, Angebot zur Verlängerung oder Anpassung. Vorlage 3.

6. Nach Ablauf

   Abschliessen

   Als gewonnen oder verloren markieren, Grund notieren.

Drei Vorlagen

Die folgenden Texte sind Vorlagen, keine Formulare. Pass sie an deinen Ton und an den Kunden an. Je persönlicher, desto besser.

Vorlage 1: Ist die Offerte angekommen? (Tag 2–3)

Guten Tag Frau Muster

Ich wollte sicherstellen, dass unsere Offerte für die Sanierung Ihres Badezimmers gut bei Ihnen angekommen ist und sich öffnen lässt. Falls beim ersten Durchlesen Fragen auftauchen, schreiben Sie mir einfach oder rufen Sie mich an.

Wie besprochen telefonieren wir am Freitag um 10 Uhr.

Freundliche Grüsse

Diese Nachricht ist kurz und verlangt nichts. Sie erinnert an den Termin und gibt dem Kunden einen Anlass, eine erste Frage zu stellen. Öffnet er die Offerte nicht, hat er jetzt einen Grund dazu.

Vorlage 2: Leitfaden für das Telefonat (Tag 5–7)

Das Telefonat ist der wichtigste Kontakt. Es hat drei Teile.

Eröffnen: «Haben Sie die Offerte schon anschauen können? Was ist Ihnen beim Lesen aufgefallen?» Offen fragen, nicht «Haben Sie noch Fragen?», denn darauf lautet die Antwort meist Nein.

Klären: Gibt es Positionen, die unklar sind? Passt der Termin? Weicht der Betrag von der Vorstellung ab? Wenn ja: Woran liegt es, und gibt es eine Variante, etwa eine Etappe oder einen anderen Umfang?

Nächster Schritt: «Was brauchen Sie noch, um zu entscheiden?» und «Bis wann denken Sie, dass Sie entscheiden können?» Das Datum notierst du. Es ist der nächste Nachfass-Termin.

Vorlage 3: Die Gültigkeit läuft ab (kurz vor Ablauf)

Guten Tag Herr Muster

Unsere Offerte vom 3. November ist noch bis zum 3. Dezember gültig. Ich melde mich, damit sie nicht einfach abläuft: Wenn Sie mehr Zeit brauchen, verlängere ich die Gültigkeit gern. Wenn sich am Vorhaben etwas geändert hat, passe ich die Offerte an.

Und falls Sie sich anders entschieden haben, ist das völlig in Ordnung. Ich wäre Ihnen dankbar für einen kurzen Hinweis, woran es lag. Das hilft uns, besser zu werden.

Freundliche Grüsse

Diese Nachricht schliesst den Kreis. Sie bietet zwei Wege an (verlängern oder anpassen), nimmt dem Kunden die Peinlichkeit einer Absage ab und fragt nach dem Grund. Viele Kunden antworten auf genau diese Nachricht, weil sie ihnen den Schritt erleichtert.

Mail, Telefon oder WhatsApp?

Der Kanal folgt dem Kunden. Wer im Erstgespräch per WhatsApp kommuniziert hat, bekommt die kurze Nachfrage an Tag 3 lieber dort als per Mail. Wer eine Firma vertritt und Offerten intern weiterleitet, erwartet eine Mail, die er weiterschicken kann. Für das Gespräch an Tag 5 bis 7 bleibt das Telefon fast immer die beste Wahl: Einwände kommen im Gespräch zur Sprache, in einer Mail werden sie oft gar nicht erst geschrieben.

Eine Regel hilft, nicht zu nerven: pro Kontakt ein Kanal. Wer dieselbe Nachfrage gleichzeitig per Mail, Telefon und Nachricht schickt, wirkt ungeduldig. Und wer nach einem verpassten Anruf eine kurze schriftliche Nachricht hinterlässt, gibt dem Kunden die Möglichkeit, zu antworten, wann es ihm passt.

Nachfassen, Schritt für Schritt eingerichtet

Verlustgründe festhalten

Der unterschätzte Teil des Nachfassens ist das Ende. Wer verlorene Offerten mit Grund festhält, sieht nach einem Jahr Muster, die keine Studie liefert: Verlieren wir vor allem über den Preis? Über den Termin? Weil die Kunden ein Projekt verschieben? Oder weil sie nie antworten, was eher auf ein Problem in der Qualifizierung hinweist?

Für Bodin Bau haben wir das in das Anfragen-Cockpit eingebaut: Nach dem Gespräch setzt der Betrieb Status, Betrag oder Verlustgrund, und jede Änderung bleibt im Verlauf nachvollziehbar. Eine solche Funktion gehört in jedes System, in dem Offerten geführt werden. Ob das ein Standard-CRM leistet oder eine eigene Lösung sinnvoller ist, rechnen wir in CRM kaufen oder entwickeln durch.

Wichtig ist eine feste Liste. Freitexte wie «zu teuer», «Preis», «Budget reicht nicht» und «günstigeres Angebot» meinen ähnliche Dinge, lassen sich aber nach einem Jahr kaum zählen. Mit acht festen Gründen und einer optionalen Notiz geht die Auswertung in einer Viertelstunde.

Konstruiertes Beispiel: ein Gartenbaubetrieb

Das folgende Beispiel ist konstruiert, kein Kundenfall. Ein Gartenbaubetrieb schreibt im Frühling viele Offerten für Gartenumgestaltungen. Bisher fasste der Inhaber nach, wenn er daran dachte. Er führt den Zeitplan oben ein, mit Erinnerungen im Kalender und den drei Vorlagen als Textbausteine.

Nach einer Saison wertet er die Verlustgründe aus. Die meisten verlorenen Offerten hatten den Grund «Projekt verschoben», weniger «Preis zu hoch». Daraus zieht er zwei Schlüsse: Er fragt im Erstgespräch genauer nach dem Zeitpunkt, und er meldet sich bei verschobenen Projekten im nächsten Winter wieder. Ohne die Liste hätte er vermutet, dass er zu teuer ist, und möglicherweise seine Preise gesenkt.

Nachfassen automatisieren, aber nicht ganz

Erinnerungen, Vorlagen und die Pflicht, einen Grund zu wählen, lassen sich gut automatisieren. Das persönliche Telefonat nicht. Eine automatische Mail an Tag 3 kann sinnvoll sein, wenn sie wie eine persönliche Nachricht klingt und von der Person kommt, die die Offerte geschrieben hat. Eine Serie automatischer Erinnerungen wirkt dagegen schnell wie ein Inkassoverfahren.

Wo Automatisierung im Vertrieb sinnvoll ist und wo der Mensch bleiben sollte, zeigt KI-Automatisierung für KMU. Und wie die Stufen von der ersten Anfrage bis zu diesem Nachfassen zusammenhängen, beschreibt Sales Funnel erstellen. Wer Anfragen, Offerten, Erinnerungen und Verlustgründe in einem System führen will, das genau zu seinen Abläufen passt, findet das unter CRM entwickeln lassen.

Fazit

Offerten nachfassen ist kein Drängen, sondern Service, wenn jeder Kontakt einen Nutzen bietet. Der beste Nachfass-Termin wird beim Versand vereinbart. Danach führt ein fester Zeitplan mit drei Vorlagen bis zum Ablauf der Gültigkeit, und am Ende wird jede Offerte abgeschlossen, verloren immer mit Grund. Nach einem Jahr zeigt die Liste der Gründe, wo du wirklich ansetzen musst. Und damit die Offerte überhaupt eine Chance hat, beginnt alles mit einer schnellen Reaktion auf die Anfrage: Schnell auf Anfragen reagieren.