CRM für KMU auswählen: Kriterien, Hersteller und Preise im Überblick

Wer «CRMEin CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software, in der ein Unternehmen alle Informationen zu Kunden und Interessenten zentral verwaltet:…Mehr erfahren → für KMU» sucht, findet vor allem Hersteller, die ihr eigenes Produkt empfehlen, und Listen mit zwanzig Systemen, die alle «ideal für KMU» sind. Für eine Entscheidung hilft das wenig. Dieser Artikel dreht die Reihenfolge um: erst die Kriterien, die ein Schweizer KMU mit fünf bis fünfzig Personen wirklich prüfen sollte, dann drei Hersteller, die in der Schweiz häufig auf der Liste stehen, mit den Preisen, wie sie am Stichtag auf den Herstellerseiten stehen.

Die Frage, ob ihr überhaupt kaufen oder lieber eine eigene Lösung bauen solltet, beantwortet unsere Seite CRM kaufen oder entwickeln. Die Rechnung über fünf Jahre steht im Beitrag CRM kaufen oder selbst entwickeln. Hier geht es um den häufigeren Fall: Ihr kauft ein Standard-CRM und wollt das richtige.

Warum Funktionslisten bei der Auswahl wenig helfen

Jedes CRM kann Kontakte speichern, Deals in Spalten schieben und Erinnerungen setzen. Wer Funktionslisten vergleicht, findet deshalb fast überall ein Häkchen und entscheidet am Ende nach Optik oder nach der sympathischsten Demo. Die Unterschiede liegen woanders: wie viele Klicks ein Deal vom Erstgespräch bis zur Offerte braucht, ob das System eure Offerten aus der Buchhaltung kennt, wo die Daten liegen und was es kostet, wenn das Team wächst.

Darum steht vor dem Vergleich ein Blatt Papier. Schreibt die Stationen auf, die ein typischer Auftrag bei euch durchläuft, von der ersten Anfrage bis zur Rechnung. Wie das sauber geht, zeigt unser Beitrag zum Vertriebsprozess mit klaren Pipeline-Stufen. Erst wenn diese Stationen stehen, wisst ihr, welche Funktionen Pflicht sind und welche nur nett.

Der Kriterienkatalog: sieben Fragen vor jeder Demo

Die folgenden Kriterien haben wir so formuliert, dass sie sich mit Ja oder Nein beantworten lassen. Was bei euch ein Nein nicht verträgt, ist ein Pflichtkriterium. Der Rest wird gewichtet.

Zwei Kriterien werden in der Praxis besonders oft übersehen. Das erste ist der Export: Ein CRM, aus dem ihr eure Daten nicht vollständig herausbekommt, macht jeden späteren Wechsel teuer. Fragt konkret nach, ob Notizen, Aktivitäten und Dateianhänge mit exportiert werden oder nur die Kontaktfelder. Das zweite ist der Datenschutz: Das Schweizer DatenschutzgesetzDas Datenschutzgesetz (DSG) regelt in der Schweiz, wie Unternehmen und Bundesorgane Personendaten bearbeiten dürfen. Die revidierte Fassung (revDSG) gilt seit…Mehr erfahren → verlangt unter anderem, dass ihr eure Kunden über die Bearbeitung informiert und Daten nur mit angemessenem Schutz ins Ausland gebt. Welche Pflichten das für ein CRM konkret bedeutet, steht im Beitrag Kundendaten im CRM: was das DSG verlangt.

Pflicht und Gewichtung trennen

Nach den Pflichtkriterien bleiben meist zwei oder drei Systeme übrig. Für die Gewichtung nehmt ihr die weichen Fragen: Wie schnell findet sich ein neues Teammitglied zurecht? Wie gut sind Berichte, die eure Geschäftsleitung wirklich liest? Wie gut lässt sich das System an Formulare auf der Website anbinden? Vergebt pro Frage eine Gewichtung von eins bis drei und bewertet jedes System mit eins bis fünf. Das ist keine Wissenschaft, aber es zwingt das Team, Unterschiede in Worte zu fassen, statt nach Gefühl zu entscheiden.

Drei Hersteller, nüchtern beschrieben

Die folgenden Profile sind keine Rangliste. Wir haben drei Systeme gewählt, die in Schweizer Vergleichslisten häufig erscheinen und unterschiedliche Grundideen verkörpern. Die Preise stammen von den Preisseiten der Hersteller, abgerufen am 11. November 2026 (Stand: 11. November 2026). Hersteller ändern Preise und Pakete regelmässig; prüft vor dem Entscheid die aktuelle Seite.

HubSpot: die Plattform für Marketing, Vertrieb und Service

HubSpot verbindet ein CRM mit Werkzeugen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Die Grundidee: Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Kontaktdaten. Das CRM selbst gibt es in einer kostenlosen Fassung. Laut der Preisseite für den Sales Hub (Stand 11.11.2026) kostet Starter ab USD 7 pro Platz und Monat, Professional ab USD 90 pro Platz und Monat und Enterprise ab USD 150 pro Platz und Monat; für Professional verlangt HubSpot eine einmalige Onboarding-Gebühr von USD 1'500, für Enterprise USD 3'500. Die Preise sind in US-Dollar angegeben.

Für ein KMU heisst das: Der Einstieg ist günstig, der Sprung auf die Stufe mit Automatisierungen und Prognosen ist gross. Rechnet deshalb nicht mit dem Einstiegspreis, sondern mit der Stufe, die eure Pflichtkriterien tatsächlich erfüllt. Wie HubSpot im Alltag mit KI-Funktionen eingesetzt wird, beschreibt der Beitrag CRM und KI: automatisierte Pipelines.

Pipedrive: das Werkzeug für die Verkaufspipeline

Pipedrive ist um die Pipeline herum gebaut. Deals stehen in Spalten, jede Stufe hat ihre nächsten Aktivitäten, und das System erinnert daran, wenn ein Deal liegen bleibt. Laut der deutschsprachigen Preisseite (Stand 11.11.2026) kosten die Pakete bei jährlicher Zahlung pro Nutzer und Monat: Lite EUR 14, Growth EUR 39, Premium EUR 59 und Ultimate EUR 79. Pipedrive bietet eine kostenlose Testversion über 14 Tage an. Die Preise sind in Euro angegeben; bei monatlicher Zahlung liegen sie laut Hersteller höher.

Für ein KMU heisst das: Wer vor allem verkauft und wenig Marketing-Automatisierung braucht, findet hier ein übersichtliches Werkzeug. Wer später E-Mail-Strecken, Formulare und Service im selben System will, sollte prüfen, welche Zusatzmodule dafür nötig sind.

bexio: Kontakte dort, wo die Offerten entstehen

bexio ist in der Schweiz vor allem als Buchhaltungs- und Auftragssoftware bekannt. Kontakte, Offerten, Aufträge und Rechnungen liegen im selben System. Ein vollwertiges Vertriebs-CRM mit ausgebauter Pipeline ist das nicht, aber für viele kleine Betriebe reicht genau diese Kombination: Wer anfragt, bekommt eine Offerte, und die Offerte wird zur Rechnung. Die Preise konnten wir am Stichtag nicht von der Herstellerseite abrufen; wir nennen deshalb keine.

Wer bexio mit einem anderen CRM verbinden will, braucht die Schnittstelle. Was die bexio-API kann und wo sie endet, steht im Beitrag bexio anbinden.

Pipedrive oder HubSpot: die Frage hinter der Frage

Viele Teams landen am Ende bei der Wahl zwischen Pipedrive und HubSpot. Die ehrliche Antwort: Die beiden lösen nicht dasselbe Problem. Pipedrive fragt «Wie bringe ich mehr Deals zum Abschluss?», HubSpot fragt «Wie arbeiten alle Abteilungen mit denselben Daten?». Wer im Vertrieb drei Personen hat und Marketing extern macht, wird mit einer schlanken Pipeline oft glücklicher. Wer eine eigene Marketingperson hat, die Newsletter, Formulare und Kampagnen betreut, profitiert eher von einer gemeinsamen Plattform.

Testet beide mit denselben zehn Fällen. Nehmt zehn Verkaufsfälle der letzten Monate, gewonnene und verlorene, und spielt sie in beiden Systemen durch: Anfrage anlegen, Gespräch notieren, Offerte erfassen, Deal verschieben, Erinnerung setzen. Messt nicht die Zeit, sondern zählt, wie oft jemand fragen musste, wo etwas steht. Dieses Zählen ist aussagekräftiger als jede Bewertung im Internet.

Ladet zum Test nicht nur die Person ein, die das CRM einführt, sondern auch jemanden, der heute am meisten mit Kunden telefoniert. Wer täglich zwanzig Gespräche führt, merkt sofort, ob eine Notiz nach dem Anruf zehn Sekunden oder zwei Minuten dauert. Genau dieser Unterschied entscheidet später, ob das System gepflegt wird oder ob wieder Zettel und private Listen entstehen.

Die Kosten, die nicht auf der Preisseite stehen

Die Lizenz pro Person ist der sichtbarste Posten, aber selten der grösste. Dazu kommen die Übernahme der bestehenden Daten, die Bereinigung von Dubletten, Schnittstellen zur Buchhaltung oder zur Website und die Zeit, bis das Team das System wirklich nutzt.

Die Datenübernahme unterschätzen fast alle. Liegen eure Kunden heute in einer Excel-Liste, lohnt sich vorher der Beitrag Excel als CRM und der Umzug ins CRM. Und weil sich beim Import alte Dubletten sofort vervielfachen, gehört die Bereinigung vor den Import, nicht danach. Wie das geht, zeigt CRM-Daten bereinigen: Dubletten finden und zusammenführen.

Wann ein Standard-CRM nicht passt

In den meisten Fällen ist ein Standard-CRM die richtige Wahl, auch aus unserer Sicht als Entwickler. Es gibt aber Fälle, in denen ihr gegen das System arbeitet: wenn euer Ablauf euch vom Markt abhebt und kein Standard ihn abbildet, wenn Daten aus mehreren eigenen Systemen zusammenkommen müssen oder wenn Lizenzen bei wachsendem Team die Kosten einer eigenen Lösung übersteigen. Ein Beispiel aus unseren Referenzen ist das Kandidaten-Reporting-Tool für CJ Recruitment: Dort erfassen Beraterinnen und Berater ihre Kandidaten in einer Web-AppEine Web-App ist eine Anwendung, die im Browser läuft und sich wie ein Programm bedienen lässt — mit Login, Eingaben, gespeicherten Daten und Abläufen. Anders…Mehr erfahren → statt in einer Excel-Liste, und Pipeline, Forecast und Zielerreichung stehen live bereit. Für solche Fälle beschreiben wir auf CRM entwickeln lassen, wie eine eigene Lösung entsteht. Wenn die Frage eher lautet, wie Vertrieb und Marketing überhaupt zusammenspielen sollen, ist eine Digital-Marketing-Beratung der bessere Startpunkt als eine Softwareauswahl.

Fazit

Ein CRM für ein KMU wählt man nicht nach der längsten Funktionsliste, sondern nach dem eigenen Ablauf. Schreibt ihn auf, leitet Pflichtkriterien ab, testet zwei Systeme mit zehn echten Fällen und rechnet Einführung und Datenübernahme mit. Ob HubSpot, Pipedrive, bexio oder ein anderes System passt, zeigt dieser Test zuverlässiger als jeder Vergleich im Internet, unserer eingeschlossen.