Excel als CRM: wie weit die Kundenliste trägt und wie der Umzug gelingt

Die Excel-Kundenliste hat einen schlechten Ruf, den sie nicht ganz verdient. Sie kostet nichts extra, jeder kann sie bedienen, und sie ist sofort da. In vielen Betrieben trägt sie Jahre. Das Problem ist nicht Excel, sondern die Art, wie die Liste wächst: eine Spalte hier, eine Farbe dort, ein Blatt «Kunden alt» und eines «Kunden neu FINAL». Irgendwann weiss niemand mehr, welche Zeile stimmt.

Ob eine Tabelle grundsätzlich durch eine Datenbank oder eine eigene Software ersetzt werden sollte, haben wir im Beitrag Wenn Excel zum Engpass wird für alle Arten von Listen beschrieben. Hier geht es um den konkreten Fall der Kundenliste: wie sie als einfaches CRMEin CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software, in der ein Unternehmen alle Informationen zu Kunden und Interessenten zentral verwaltet:…Mehr erfahren → funktioniert und wie der Umzug in ein echtes CRM gelingt.

Eine Kundenliste, die als CRM funktioniert

Wer Excel als CRM nutzen will, braucht Struktur. Die wichtigste Regel: Jede Information steht an genau einer Stelle. Daraus folgen drei Blätter statt einem.

Blatt	Enthält	Pflichtspalten	Typischer Fehler
Firmen	Eine Zeile pro Firma	Firmen-Nr., Name, Ort, Branche	Firmendaten in jeder Kontaktzeile wiederholt
Kontakte	Eine Zeile pro Person	Kontakt-Nr., Firmen-Nr., Name, E-Mail, Telefon	Zwei Personen in einer Zeile
Aktivitäten	Eine Zeile pro Gespräch, Offerte, Termin	Datum, Kontakt-Nr., Art, Notiz, nächster Schritt	Verlauf in einer Spalte «Bemerkungen»

Dazu kommen vier Regeln, die viel Ärger sparen. Erstens: Jede Firma und jeder Kontakt bekommt eine fortlaufende Nummer, die nie geändert wird. Über diese Nummer werden die Blätter verbunden. Zweitens: Felder wie «Status», «Branche» oder «Art der Aktivität» werden über Auswahllisten befüllt, nicht frei getippt. Excel nennt das «Datenüberprüfung». So steht «Offerte» nicht einmal als «Offerte», einmal als «Angebot» und einmal als «Off.» in der Liste. Drittens: Telefonnummern und E-Mails werden in einer einheitlichen Schreibweise erfasst. Viertens: Farben haben keine Bedeutung. Was eine Farbe ausdrücken soll, gehört in eine Spalte.

Welche Spalten eine Excel-Vorlage für Kunden braucht

Im Internet finden sich viele Vorlagen für ein CRM in Excel, oft von CRM-Herstellern selbst. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel sie in ein einziges Blatt packen. Unabhängig von der Vorlage helfen ein paar Grundsätze. Im Blatt Kontakte stehen Vorname und Nachname in getrennten Spalten, nicht zusammen in einer. Telefonnummern stehen in einer eigenen Spalte pro Art (Geschäft, Handy), nicht durch Schrägstriche getrennt in einer Zelle. Die E-Mail steht allein in ihrer Zelle, ohne Zusätze wie «(privat)».

Im Blatt Aktivitäten steht pro Zeile genau ein Ereignis: ein Anruf, ein Termin, eine verschickte Offerte. Dazu gehören das Datum, die Kontakt-Nummer, die Art aus einer Auswahlliste, eine kurze Notiz und, ganz wichtig, die Spalte «nächster Schritt» mit Datum. Wer diese Spalte konsequent führt, kann mit einem einfachen Filter jeden Morgen sehen, welche Kunden heute dran sind. Das ist das, was einem echten CRM am nächsten kommt.

Ein Blatt Deals oder Offerten lohnt sich, sobald ihr Offerten verschickt, die nachgefasst werden müssen: Offerten-Nummer, Firmen-Nummer, Betrag, Datum, Stufe aus einer Auswahlliste und Ergebnis (offen, gewonnen, verloren mit Grund). Diese Struktur ist später die Grundlage für jede Auswertung, etwa die Abschlussquote. Wie man daraus Vertriebskennzahlen und eine Prognose ableitet, zeigt der Beitrag Sechs Vertriebskennzahlen für eine Umsatzprognose.

Gemeinsam an einer Liste arbeiten

Viele Probleme mit Excel als CRM entstehen nicht durch die Tabelle, sondern durch Kopien. Eine Datei, die per E-Mail verschickt, lokal gespeichert und an drei Orten weiterbearbeitet wird, führt zwangsläufig zu widersprüchlichen Ständen. Wer die Liste weiterführt, legt sie an einem zentralen Ort ab, an dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können, und vergibt Rechte bewusst: Wer darf bearbeiten, wer nur lesen? Das löst nicht alle Grenzen, verschiebt aber den Punkt, an dem der Umzug nötig wird.

Wo Excel als CRM an Grenzen stösst

Auch die beste Liste hat Grenzen, die nichts mit Disziplin zu tun haben. Sie liegen im Werkzeug.

Der wichtigste Punkt ist die Erinnerung. Ein CRM meldet sich, wenn eine Offerte seit einer Woche unbeantwortet ist. Eine Tabelle tut das nicht. Wer seine Offerten über Excel nachfasst, braucht einen zweiten Kalender, und spätestens in den Ferien fällt das System auseinander.

Auch der Datenschutz spricht ab einer gewissen Grösse gegen die geteilte Datei. Das Schweizer DatenschutzgesetzDas Datenschutzgesetz (DSG) regelt in der Schweiz, wie Unternehmen und Bundesorgane Personendaten bearbeiten dürfen. Die revidierte Fassung (revDSG) gilt seit…Mehr erfahren → verlangt angemessene Datensicherheit. Eine Kundenliste, die per E-Mail herumgeschickt wird oder auf privaten Laptops liegt, ist schwer zu schützen. Was das DSG für Kundendaten konkret verlangt, steht in Kundendaten im CRM: was das DSG verlangt.

Vor dem Umzug: welches CRM?

Bevor du umziehst, muss das Ziel feststehen. Der Kriterienkatalog im Beitrag CRM für KMU auswählen hilft bei der Wahl. Prüfe dabei vor allem eines: Kann das System Firmen, Kontakte und Aktivitäten getrennt importieren und miteinander verknüpfen? Wenn deine Liste diese drei Blätter schon hat, ist der Import fast mechanisch. Und wenn die Frage lautet, ob ein Standard-CRM überhaupt passt, hilft die Seite CRM kaufen oder entwickeln.

Der Umzug in sieben Schritten

Der letzte Schritt ist der schwierigste. Solange die alte Liste offen auf dem Laufwerk liegt, wird jemand sie «nur kurz» weiterführen. Abschalten heisst: schreibgeschützt, in einen Archivordner, und das Team weiss davon.

Typische Stolpersteine beim Import

Fast jeder Import scheitert beim ersten Versuch an denselben Kleinigkeiten. Umlaute und Sonderzeichen: Exportiert Excel die Liste als CSV in einer anderen Zeichenkodierung, als das CRM erwartet, wird aus «Zürich» ein unlesbares Zeichengewirr. Speichere die Datei als «CSV UTF-8», wenn das CRM das unterstützt. Telefonnummern: Excel entfernt bei Zahlen gern die führende Null und macht aus «0791234567» die Zahl 791234567. Formatiere die Spalte vor dem Export als Text oder speichere Nummern gleich im internationalen Format. Datumsfelder: «03.04.2026» kann der 3. April oder der 4. März sein, je nach Spracheinstellung des Systems. Ein Testimport zeigt solche Fehler sofort, ein Vollimport erst, wenn Kunden falsche Erinnerungen bekommen.

Was nach dem Umzug zählt

Mit dem Import ist das CRM gefüllt, aber noch nicht im Einsatz. Die ersten Wochen entscheiden. Zwei Dinge helfen: klare Stufen für Deals, damit alle gleich erfassen, und ein fester Termin pro Woche, an dem offene Deals ohne nächsten Schritt durchgegangen werden. Wie die Stufen definiert werden, steht im Beitrag zum Vertriebsprozess.

Wer Anfragen von der Website heute von Hand abtippt, sollte die Formulare direkt ans CRM anbinden. Das spart Arbeit und verhindert Tippfehler, die später Dubletten werden. Wie solche Anbindungen gebaut werden, beschreibt die Seite KI-Automatisierung für KMU.

Ein Beispiel aus unseren Referenzen

Für CJ Recruitment, einen Zürcher Personaldienstleister in Finance und Real Estate, haben wir ein Kandidaten-Reporting-Tool gebaut. Statt einer Excel-Liste erfassen die Beraterinnen und Berater ihre Kandidaten in einer Web-AppEine Web-App ist eine Anwendung, die im Browser läuft und sich wie ein Programm bedienen lässt — mit Login, Eingaben, gespeicherten Daten und Abläufen. Anders…Mehr erfahren →, und Pipeline, Forecast und Zielerreichung stehen live für Team und Geschäftsleitung bereit. Das ist kein Standard-CRM, sondern eine eigene Lösung für einen Ablauf, den kein Standardprodukt abbildet. Ausgangspunkt war, wie in vielen KMU, eine Excel-Liste. Wann sich eine eigene Lösung statt eines Standard-CRM lohnt, erklären wir auf CRM entwickeln lassen und Web-App entwickeln lassen.

Fazit

Excel als CRM ist keine Schande, solange die Liste Struktur hat: drei Blätter, feste Nummern, Auswahllisten, einheitliche Schreibweisen. Diese Struktur ist zugleich die beste Vorbereitung für den Umzug. Wenn sich mehrere Personen überschreiben, Offerten vergessen gehen oder niemand den Verlauf kennt, ist es Zeit. Dann gilt: sichern, bereinigen, aufteilen, zuordnen, testen, importieren und die alte Liste wirklich abschalten.