On-Premise, Cloud oder SaaS? Wo KMU-Software laufen sollte

On-Premise bedeutet, dass ein Unternehmen Software auf eigener Hardware betreibt, in eigenen Räumen oder einem selbst gemieteten Rack, und sich um alles selbst kümmert: Server, Updates, Sicherheit, Backups. Die Alternativen sind die Cloud, bei der die Infrastruktur gemietet wird und die eigene Software darauf läuft, und SaaS, bei der eine fertige Software im Abo genutzt wird und der Anbieter den ganzen Betrieb übernimmt. Für viele Schweizer KMU ist heute SaaS für Standardaufgaben und Cloud für eigene Anwendungen eine sinnvolle Kombination. On-Premise bleibt sinnvoll, wenn besondere Anforderungen an Kontrolle, Anbindung an Maschinen oder Vorgaben von Kunden bestehen.

Dieser Beitrag klärt die Begriffe, vergleicht die drei Modelle nach Kosten, Kontrolle, Datenschutz, Wartung und Abhängigkeit und zeigt an einem Beispiel, wie die Entscheidung in der Praxis aussieht. Die Wahl eines konkreten Hosting-Anbieters behandeln wir separat in Hosting in der Schweiz und das DSG.

Die Begriffe: wer ist wofür zuständig?

Der Unterschied zwischen den Modellen liegt nicht in der Software selbst, sondern darin, wer welchen Teil des Betriebs übernimmt. Zwischen On-Premise und SaaS liegt die Cloud mit zwei Abstufungen:

• IaaS (Infrastructure as a Service): Sie mieten virtuelle Server und richten darauf alles selbst ein. Beispiele sind virtuelle Server bei grossen Cloud-Anbietern oder bei europäischen Hostern.
• PaaS (Platform as a Service): Sie liefern nur den Code, die Plattform kümmert sich um Server, Skalierung und Datenbank-Betrieb. Typisch für moderne Web-Apps.
• SaaS (Software as a Service): Sie nutzen eine fertige Anwendung über den Browser. Was SaaS genau ist und wann sich ein eigenes SaaS-Produkt lohnt, erklären wir in Was ist SaaS?.

Eine Zeile bleibt in jedem Modell bei Ihnen: die Verantwortung für die eigenen Daten und dafür, wer Zugriff hat. Auch bei SaaS entscheiden Sie, welche Daten Sie dem Anbieter anvertrauen.

Der Vergleich im Überblick

Die Tabelle zeigt bereits das Grundmuster: Je mehr Verantwortung Sie abgeben, desto weniger Aufwand und desto weniger Kontrolle. Keine Variante ist grundsätzlich besser, es kommt auf die einzelne Anwendung an.

Die Kostenfrage richtig stellen

Der häufigste Denkfehler beim Vergleich ist, Anschaffungspreis gegen Abopreis zu stellen. Ein Server für ein paar tausend Franken wirkt nach drei Jahren günstiger als ein Abo, bis die versteckten Posten dazukommen:

• Personalzeit: Wer spielt Updates ein, wer prüft die Backups, wer reagiert am Samstag, wenn der Server nicht mehr startet? In KMU ist das oft eine Person, die eigentlich etwas anderes zu tun hätte, oder ein externer IT-Partner mit Stundenansatz.
• Ersatzzyklus: Hardware altert. Wer heute einen Server kauft, plant den nächsten mit ein.
• Redundanz: Ein einzelner Server ist ein Einzelpunkt des Ausfalls. Echte Ausfallsicherheit verdoppelt Hardware und Aufwand.
• Sicherheit: Firewall, Überwachung, Zugriffskontrolle und Notfallplan kosten Zeit und Wissen.

Umgekehrt unterschätzen viele die Abokosten bei SaaS: Was pro Nutzer und Monat günstig wirkt, summiert sich über ein wachsendes Team und mehrere parallele Werkzeuge. Der saubere Weg ist eine Rechnung der Total Cost of Ownership über mindestens fünf Jahre, mit allen Posten, auch der internen Arbeitszeit. Wie das Posten für Posten aussieht, zeigen wir in CRM kaufen oder selbst entwickeln: die Rechnung über fünf Jahre.

Datenschutz und Speicherort: was wirklich gilt

Die Frage «Liegen unsere Daten in der Schweiz?» ist oft der Grund, warum KMU über On-Premise nachdenken. Die rechtliche Lage ist weniger streng, als viele annehmen. Das revidierte Datenschutzgesetz (in Kraft seit 1. September 2023) schreibt keinen Speicherort in der Schweiz vor. Es regelt, unter welchen Bedingungen Personendaten ins Ausland bekanntgegeben werden dürfen, etwa in Staaten, die der Bundesrat als angemessen anerkennt. Die Einzelheiten, inklusive der Sonderregel für zertifizierte US-Unternehmen seit dem 15. September 2024, haben wir in Hosting in der Schweiz und das DSG mit Quellen aufgeschlüsselt.

Strengere Vorgaben können sich aus anderen Quellen ergeben:

• Berufsgeheimnisse in Gesundheit, Recht oder Treuhand
• Branchenaufsicht, etwa im Finanzbereich
• Verträge mit Kunden, die einen Schweizer Speicherort ausdrücklich verlangen
• Öffentliche Auftraggeber mit eigenen Vorgaben

Wichtig: Für diese Fälle ist On-Premise nur eine von mehreren Antworten. Cloud-Infrastruktur mit Rechenzentrum in der Schweiz und SaaS-Anbieter mit Schweizer Datenhaltung erfüllen solche Anforderungen oft ebenfalls, mit deutlich weniger eigenem Betriebsaufwand. Was im Einzelfall genügt, sollte juristisch geklärt werden, nicht in einem Magazinbeitrag.

Wann welches Modell passt

SaaS passt, wenn …

• der Prozess Standard ist: Buchhaltung, E-Mail, Lohn, Projektmanagement, Dokumente
• kein IT-Personal im Haus ist und keines aufgebaut werden soll
• schnell gestartet werden muss
• der Anbieter einen sauberen Datenexport bietet, damit ein Wechsel möglich bleibt

Cloud (IaaS/PaaS) passt, wenn …

• eigene Software betrieben wird, etwa eine Kundenplattform, ein Buchungssystem oder eine Individualsoftware
• der Speicherort wählbar sein soll, inklusive Schweizer oder europäischer Rechenzentren
• Last schwankt und Kapazität flexibel wachsen soll
• auf Standardtechnik gesetzt wird, damit ein Anbieterwechsel machbar bleibt

On-Premise passt, wenn …

• Software direkt mit Maschinen, Produktionsanlagen oder lokaler Hardware spricht
• der Betrieb auch ohne Internetverbindung weiterlaufen muss
• Kunden oder Aufsicht es verlangen und keine Cloud-Variante zulässig ist
• im Haus genug IT-Kompetenz für einen verantwortungsvollen Betrieb vorhanden ist

Ein Beispiel aus der Praxis

Das folgende Beispiel ist erfunden, aber typisch für viele Schweizer KMU: Ein Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden betreibt einen alten Server im Büro. Darauf laufen eine Branchensoftware für Offerten, ein Dateiablage-Laufwerk und die Buchhaltung. Updates spielt ein externer IT-Partner ein, wenn er daran denkt. Der Server ist sieben Jahre alt.

Eine sinnvolle Aufteilung sieht in so einem Fall oft so aus:

Am Ende steht kein Server mehr im Büro, und der Betrieb kann von der Baustelle aus auf Aufträge zugreifen. Ein Beispiel dafür, wie so eine eigene Betriebssoftware für einen Handwerksbetrieb aussieht, ist unsere Referenz Karo Kanaltechnik: Offerten, Aufträge, QR-Rechnungen, Monteur-Ansicht und Kundenportal in einer Anwendung.

Hybride Modelle: nicht alles oder nichts

Die Entscheidung fällt nicht einmal für das ganze Unternehmen, sondern pro Anwendung. Viele KMU fahren am besten mit einem Mix: SaaS für Standardaufgaben, Cloud für eigene Anwendungen, und nur dort On-Premise, wo es zwingend ist. Verbunden werden die Teile über Schnittstellen.

Damit der Mix nicht zum Flickenteppich wird, helfen drei Regeln:

1. Ein führendes System pro Datenart. Kundendaten leben an einem Ort, nicht in drei Kopien.
2. Export prüfen, bevor man unterschreibt. Jede Software muss die eigenen Daten in einem offenen Format herausgeben können.
3. Zugänge zentral verwalten. Wer das Unternehmen verlässt, verliert an einem Ort alle Zugriffe.

Ob eine Anwendung überhaupt eingekauft oder selbst gebaut werden sollte, ist eine vorgelagerte Frage. Dafür gibt es einen eigenen Entscheidungsrahmen in Make-or-Buy bei Software.

Fazit

On-Premise, Cloud und SaaS sind keine Glaubensrichtungen, sondern Werkzeuge für unterschiedliche Aufgaben. SaaS ist für Standardprozesse fast immer die einfachste Lösung, die Cloud für eigene Anwendungen, On-Premise für Sonderfälle mit Maschinen, Offline-Betrieb oder strengen Vorgaben. Entscheidend ist, die Kosten über fünf Jahre inklusive interner Zeit zu rechnen, den Speicherort an den tatsächlichen rechtlichen Anforderungen auszurichten statt an einem Gefühl und die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern bewusst klein zu halten.

Sie stehen vor der Frage, wo Ihre Software künftig laufen soll, oder planen eine eigene Anwendung? In einer Beratung gehen wir Ihre Systeme Anwendung für Anwendung durch und rechnen die Varianten ehrlich gegeneinander.