KI-Strategie für KMU: der 90-Tage-Plan von der Bestandsaufnahme zum Entscheid

Eine KI-Strategie für ein KMU entsteht am besten in 90 Tagen und in drei Abschnitten: In den ersten drei Wochen legen Sie Ziele fest, erfassen, wo KI im Betrieb bereits genutzt wird, und schreiben eine kurze Richtlinie. In den Wochen vier bis zehn testen Sie zwei kleine Pilotprojekte mit messbaren Abnahmekriterien unter echten Bedingungen. In den letzten Wochen werten Sie aus und entscheiden, was in den Betrieb geht, mit Verantwortlichen und Budget. Am Ende haben Sie keine Präsentation, sondern Erfahrung und einen Entscheid.

Viele KMU stehen beim Thema Künstliche Intelligenz zwischen zwei Polen: Die einen warten ab, bis sich der Markt beruhigt. Die anderen probieren alles gleichzeitig aus, ohne dass am Ende etwas im Alltag ankommt. Ein 90-Tage-Plan liegt dazwischen. Er ist klein genug, um neben dem Tagesgeschäft zu laufen, und konkret genug, um eine echte Entscheidung zu ermöglichen.

Bevor es losgeht: Ist der Betrieb bereit?

Eine Strategie setzt Grundlagen voraus: ein klares Problem, eine brauchbare Datenbasis, stabile Abläufe und Menschen, die Ergebnisse einordnen können. Wie Sie das in einer Stunde selbst einschätzen, zeigt unser KI-Readiness-Check. Fällt der Check ernüchternd aus, ist das kein Grund aufzugeben. Oft ist dann der erste Schritt, einen Ablauf zu ordnen, bevor KI dazukommt.

Wochen 1 bis 3: Ziele, Bestandsaufnahme, Richtlinie

Ziele festlegen

Formulieren Sie ein bis drei Ziele in der Sprache des Geschäfts, nicht der Technik. Nicht «Wir wollen ChatGPT einführen», sondern zum Beispiel:

• «Offerten sollen schneller beim Kunden sein.»
• «Die Sachbearbeitung soll weniger Zeit mit dem Sortieren von E-Mails verbringen.»
• «Neue Mitarbeitende sollen interne Abläufe schneller finden.»

Zu jedem Ziel gehört eine Messgrösse, also eine Kennzahl, die Sie heute schon erheben oder in wenigen Tagen erheben können: Zeit pro Offerte, Anzahl E-Mails pro Tag, Rückfragen neuer Mitarbeitender. Ohne Ausgangswert lässt sich nach 90 Tagen nichts vergleichen.

Bestandsaufnahme: Wer nutzt was?

Fragen Sie im Team offen, welche KI-Werkzeuge bereits genutzt werden, beruflich und privat, und wofür. In fast jedem Betrieb zeigt sich, dass einzelne Personen längst Texte formulieren, Protokolle zusammenfassen oder Excel-Formeln erzeugen lassen. Das ist gut, denn es zeigt Interesse. Es ist aber auch ein Risiko, wenn dabei Kundendaten in Werkzeuge gelangen, deren Bedingungen niemand geprüft hat.

Die KI-Richtlinie auf zwei Seiten

Die Richtlinie ist der wichtigste Baustein der ersten Wochen. Sie muss nicht juristisch perfekt sein, sondern verständlich. Sie beantwortet:

1. Welche Werkzeuge sind erlaubt? Am besten eine kurze Liste mit Firmenkonten statt privater Konten.
2. Welche Daten gehören nicht hinein? Etwa Personendaten von Kunden, Gesundheitsdaten, Lohnangaben, vertrauliche Verträge, sofern nicht ein geprüftes Werkzeug dafür freigegeben ist.
3. Wann prüft ein Mensch? Jedes Ergebnis, das an Kunden geht oder Entscheidungen beeinflusst, wird vor der Verwendung von einer Person geprüft. Das Prinzip heisst Human in the Loop.
4. Wie wird gekennzeichnet? Etwa bei KI-generierten Bildern auf der Website.
5. Wer ist Ansprechperson? Eine Person, die Fragen beantwortet und die Liste aktuell hält.

Zum rechtlichen Rahmen: Ein eigenes KI-Gesetz hat die Schweiz derzeit nicht. Das revidierte Datenschutzgesetz gilt aber für Datenbearbeitungen mit KI ebenso, wie der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte im November 2023 festgehalten hat. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 beschlossen, die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren und die nötigen Anpassungen im Schweizer Recht vorzubereiten. Wer in der EU Kunden bedient, sollte zusätzlich den EU AI Act im Blick haben. Eine ausführliche Einordnung bietet KI-Compliance in der Schweiz.

Wochen 3 bis 4: Anwendungsfälle sammeln und zwei auswählen

Sammeln Sie mit dem Team Anwendungsfälle und bewerten Sie jeden nach drei Fragen:

Wählen Sie zwei Anwendungsfälle aus: einen, der schnell sichtbaren Nutzen bringt, etwa Textentwürfe für wiederkehrende Dokumente, und einen, der näher am Kerngeschäft liegt, etwa das Vorsortieren eingehender Anfragen. Typische Kandidaten für KMU, mit Einschätzung, was sich rechnet und was nicht, beschreibt KI-Beratung: drei Use-Cases für KMU.

Für jeden Pilot legen Sie vor dem Start fest:

• Abnahmekriterium: Woran erkennen Sie nach sechs Wochen, dass der Pilot erfolgreich war? Zum Beispiel: «Mindestens drei von vier Entwürfen sind nach höchstens fünf Minuten Überarbeitung versandbereit.»
• Verantwortliche Person: Wer betreut den Pilot und sammelt Rückmeldungen?
• Budgetrahmen: Lizenzkosten, externe Unterstützung, interne Zeit.

Fehlende Abnahmekriterien sind einer der häufigsten Gründe, warum KI-Pilotprojekte im Sand verlaufen. Die übrigen drei beschreibt KI-Projekte scheitern selten an der Technik.

Wochen 5 bis 10: zwei Pilotprojekte unter echten Bedingungen

Jetzt wird gearbeitet, nicht präsentiert. Eine kleine Gruppe nutzt die Lösung im Alltag, mit echten Aufgaben. Drei Dinge helfen:

Wöchentlich kurz auswerten. Fünfzehn Minuten pro Woche: Was hat funktioniert, was nicht, was wurde angepasst? Notieren Sie Beispiele, gute wie schlechte.

Fehler sammeln statt verstecken. Sprachmodelle können plausible, aber falsche Aussagen erzeugen. Der Fachbegriff dafür ist Halluzination. Jeder entdeckte Fehler ist wertvoll, weil er zeigt, wo Prüfung nötig bleibt oder die Lösung besser mit eigenen Dokumenten arbeiten sollte, etwa über RAG.

Kosten mitschreiben. Lizenzen, Nutzung pro Anfrage, interne Stunden. Wie sich laufende KI-Kosten im Griff behalten lassen, steht in KI-Kosten kontrollieren.

Wenn ein Pilot früh klar scheitert, ist das kein Misserfolg der Strategie, sondern ihr Zweck. Lieber nach drei Wochen stoppen als nach einem Jahr feststellen, dass niemand das Werkzeug benutzt.

Wochen 11 bis 13: auswerten und entscheiden

Am Ende vergleichen Sie jeden Pilot mit seinem Abnahmekriterium und dem Ausgangswert. Daraus folgt eine von drei Entscheidungen:

1. Übernehmen: Der Pilot hat das Kriterium erreicht. Er wird in den regulären Betrieb überführt, mit verantwortlicher Person, Schulung für alle Betroffenen und Budget für den Betrieb.
2. Anpassen: Der Nutzen ist erkennbar, aber noch nicht ausreichend. Ein zweiter, gezielter Durchlauf mit geänderten Voraussetzungen.
3. Stoppen: Der Nutzen rechtfertigt den Aufwand nicht. Die Erkenntnis wird festgehalten, damit niemand in einem Jahr dasselbe noch einmal ausprobiert.

Ergänzend wird die Richtlinie anhand der Erfahrungen überarbeitet und der nächste 90-Tage-Zyklus geplant. So wird aus einem einmaligen Projekt ein wiederkehrender Rhythmus.

Rollen und Budget

Für ein KMU reichen drei Rollen:

• Auftraggeber in der Geschäftsleitung, der Ziele setzt und am Ende entscheidet.
• Koordinatorin oder Koordinator, die oder der den Plan führt, Richtlinie und Liste pflegt und die Piloten begleitet. Etwa ein halber Tag pro Woche.
• Pilotgruppe aus den Menschen, die die Aufgaben heute erledigen.

Budgetposten sind Lizenzen für Firmenkonten, interne Zeit der Pilotgruppe und gegebenenfalls externe Unterstützung für Workshops, die Auswahl geeigneter Werkzeuge oder die technische Anbindung. Wie viel davon sinnvoll ist, hängt von den Anwendungsfällen ab und lässt sich nach den ersten drei Wochen deutlich besser einschätzen als am Anfang.

Beispiel: ein Treuhandbüro mit acht Mitarbeitenden

Konstruiertes Beispiel, kein Kundenfall. Ein Treuhandbüro in der Ostschweiz möchte «etwas mit KI machen». Die Geschäftsführerin setzt zwei Ziele: weniger Zeit für das Beantworten wiederkehrender Kundenfragen und schnellere Entwürfe für Begleitschreiben.

In der Bestandsaufnahme zeigt sich, dass drei Mitarbeitende private Konten eines KI-Assistenten nutzen, teilweise mit Kundennamen in den Eingaben. Die Richtlinie legt fest: nur Firmenkonten eines freigegebenen Werkzeugs, keine Lohn- und Steuerdaten von Kunden in Eingaben, jedes Schreiben an Kunden wird vor dem Versand geprüft.

Pilot A: Entwürfe für Begleitschreiben aus Stichworten. Abnahmekriterium: drei von vier Entwürfen versandbereit nach kurzer Überarbeitung. Pilot B: eine interne Sammlung von Antworten auf häufige Kundenfragen, die der Assistent durchsuchen kann. Abnahmekriterium: Die Sachbearbeitung findet für die Mehrheit der Testfragen eine brauchbare Antwortvorlage.

Nach 90 Tagen wird Pilot A übernommen. Pilot B wird angepasst, weil die Antwortsammlung zu lückenhaft war, und im nächsten Zyklus mit besser aufbereiteten Dokumenten wiederholt. Das Ergebnis ist unspektakulär und genau deshalb brauchbar.

Wie wir dabei unterstützen

Viele KMU gehen die ersten Schritte selbst. Wo eine Aussensicht hilft, etwa bei der Auswahl der Anwendungsfälle, einer Richtlinie oder einem Workshop mit dem Team, begleiten wir mit unserer KI-Beratung und dem KI-Workshop. Wird aus einem Pilot eine Automatisierung, die in bestehende Systeme eingreift, gehört sie zur KI-Automatisierung für KMU. Einen Überblick über Einsatzmöglichkeiten bietet KI für KMU. Wie man KI-Assistenten im Team einführt, nachdem die Strategie steht, beschreibt KI-Assistenten im Team einführen.

Fazit

Eine KI-Strategie für ein KMU muss nicht gross sein, aber konkret. Ziele in der Sprache des Geschäfts, eine Richtlinie, die das Team versteht, zwei Pilotprojekte mit klaren Kriterien und ein ehrlicher Entscheid nach 90 Tagen. Wer so vorgeht, hat danach mehr als die meisten Strategiepapiere bieten: echte Erfahrung im eigenen Betrieb und eine Grundlage für den nächsten Schritt.