Microsoft Copilot oder ChatGPT: was KMU mit Microsoft 365 wählen sollten

Für ein KMU, das bereits mit Microsoft 365 arbeitet, lautet die kurze Antwort: Beginnen Sie mit dem Copilot Chat, den Sie wahrscheinlich schon haben, kaufen Sie die kostenpflichtige Copilot-Lizenz gezielt für Rollen, die den ganzen Tag in Outlook, Teams und Office-Dokumenten arbeiten, und setzen Sie ChatGPT dort ein, wo es um Recherche, Texte und Analysen ausserhalb dieser Programme geht. Einen generellen Sieger gibt es nicht, weil die beiden Werkzeuge verschiedene Stärken haben.

Die Suchnachfrage zeigt, wie präsent die Frage ist: «microsoft copilot» wird in der Schweiz laut Google-Ads-Daten, abgefragt über DataForSEO am 2026-09-23, rund 14'800 Mal pro Monat gesucht. Die folgenden Angaben stützen sich auf die Seiten von Microsoft und OpenAI, die wir am selben Tag geprüft haben.

Drei Produkte, nicht zwei

Bei Microsoft muss man zwei Stufen unterscheiden:

• Microsoft 365 Copilot Chat (Basis). Laut Microsoft Learn ist diese Basisversion in berechtigten Microsoft-365-Lizenzen enthalten. Sie bietet einen geschützten KI-Chat mit Web-Informationen, Datei-Upload und Bildgenerierung mit Standardzugang zu Modellen wie GPT-5. Organisationsdaten kommen nur ins Spiel, wenn Sie sie ausdrücklich hochladen oder in unterstützten Anwendungen arbeiten; in Outlook kann Copilot Chat auch ohne Zusatzlizenz auf Posteingang, Kalender und einen begrenzten Teil verwandter Inhalte zugreifen (Stand: 2026-09-23).
• Microsoft 365 Copilot (Lizenz). Die kostenpflichtige Zusatzlizenz bringt Copilot direkt in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und erlaubt Fragen über alle Microsoft-365-Daten, auf die eine Person Zugriff hat: E-Mails, Chats, Besprechungen, Dokumente.

Dazu kommt ChatGPT Business von OpenAI, der Geschäftsplan von ChatGPT mit gemeinsamem Arbeitsbereich, Verwaltung und dem Versprechen, dass Geschäftsdaten nicht zum Training verwendet werden. Den Unterschied zu ChatGPT Enterprise beschreibt der Beitrag ChatGPT Business vs. Enterprise.

Datenzugriff: der eigentliche Unterschied

Der grösste Vorteil von Microsoft 365 Copilot ist nicht das Sprachmodell, sondern der Zugang zu Ihren Daten. Laut der Datenschutzdokumentation von Microsoft greift Copilot über Microsoft Graph auf E-Mails, Chats und Dokumente zu, zeigt aber nur Inhalte an, für die die jeweilige Person mindestens Leserechte hat (Stand: 2026-09-23). Fragen wie «Was hat der Kunde Meier in den letzten drei Wochen zum Liefertermin geschrieben?» oder «Fasse die Beschlüsse aus allen Sitzungen zum Projekt Seefeld zusammen» beantwortet Copilot direkt aus dem Postfach und aus Teams.

Die Kehrseite: Copilot findet auch, was zwar freigegeben, aber nie für alle gedacht war. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass die Berechtigungsmodelle in SharePoint und anderen Diensten sorgfältig gepflegt werden müssen. In vielen KMU liegen Lohnlisten, Offerten oder Personaldossiers in Ordnern, die «alle im Unternehmen» sehen dürfen, weil es nie jemandem aufgefallen ist. Copilot fällt es auf. Vor der Einführung gehört deshalb ein Berechtigungs-Check auf die Liste.

ChatGPT Business arbeitet anders: Es kennt nur, was Sie hochladen oder über Plugins anbinden. Das ist weniger bequem, aber auch weniger riskant, und es ist nicht an Microsoft gebunden. Für Teams, die viel mit Werkzeugen wie Slack, Asana oder Figma arbeiten, bietet OpenAI laut seiner Business-Seite entsprechende Plugins an.

Datenschutz im Vergleich

Quellen: Microsoft Learn, ChatGPT Business, Stand: 2026-09-23. Wichtig für Schweizer Firmen: Die EU Data Boundary gilt laut Microsoft für Kunden in der EU. Welcher Speicherort für einen Schweizer Tenant gilt, prüfen Sie im Admin Center und in Ihrem Vertrag. Die Einordnung nach revidiertem DSG steht im Beitrag KI-Compliance in der Schweiz.

Die Kosten in Franken und Dollar

Microsoft zeigte auf der Schweizer Copilot-Business-Seite am 2026-09-23 folgende Preise, jeweils pro Benutzer und Monat, zuzüglich MwSt., für Pläne mit Teams:

Der Aktionspreis für den Zusatz gilt laut Microsoft vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur für das erste Jahr eines Jahresabonnements und nur für bestehende Kunden mit berechtigtem Businessplan. Copilot Business ist auf bis zu 300 Benutzer ausgelegt; grössere Organisationen kaufen die Enterprise-Variante.

ChatGPT Business kostet laut OpenAI Help Center für einen Standard-Platz 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei monatlicher oder 20 US-Dollar bei jährlicher Abrechnung; Premium-Plätze mit fünffacher Nutzung kosten 125 beziehungsweise 100 US-Dollar. Ein Arbeitsbereich braucht mindestens zwei Plätze. OpenAI bietet für die Schweiz Abrechnung in Franken an; die Frankenpreise zeigt die Preisseite je nach Standort an (Stand: 2026-09-23). Wie sich KI-Kosten insgesamt im Griff behalten lassen, beschreibt der Beitrag KI-Kosten kontrollieren.

Typische Einsatzfälle

Copilot ist stärker bei:

• E-Mail-Verläufen zusammenfassen und Antworten im eigenen Tonfall entwerfen, direkt in Outlook.
• Teams-Besprechungen protokollieren und offene Punkte nachhalten.
• Excel-Tabellen analysieren, ohne Daten aus Microsoft 365 herauszukopieren.
• Aus einem Word-Dokument eine PowerPoint-Präsentation erstellen.
• Informationen über mehrere Dokumente und Postfächer hinweg finden.

ChatGPT ist stärker bei:

• Recherche mit Websuche und Deep Research zu Markt, Konkurrenz oder Fachthemen.
• Marketingtexten, Konzepten und Ideen, die nicht aus Firmendokumenten entstehen.
• Code, Datenanalysen mit Python und Automatisierungen.
• Arbeit mit Werkzeugen ausserhalb der Microsoft-Welt.
• Bildgenerierung und kreativen Aufgaben.

Für einen Treuhänder in Zug mit acht Mitarbeitenden, die den ganzen Tag in Outlook und Excel arbeiten, ist Copilot die naheliegende Wahl. Für eine Marketingabteilung, die recherchiert, textet und gestaltet, eher ChatGPT. Der Vergleich der grossen Assistenten im Business-Vergleich von ChatGPT, Claude und Gemini hilft bei der Frage, ob neben ChatGPT auch Claude in Frage kommt.

Ein Wort zu Bing und Copilot in der Websuche

Nicht zu verwechseln mit Microsoft 365 Copilot ist der Consumer-Copilot in Bing und Windows. Er richtet sich an Privatpersonen und ist für Firmendaten nicht gedacht. Für das Marketing ist er trotzdem relevant, weil er Websites als Quellen zitiert. Warum das für die Sichtbarkeit zählt, zeigt der Beitrag Bing Copilot als unterschätzte Quelle.

Fazit

Für KMU mit Microsoft 365 ist Copilot kein Ersatz für ChatGPT und umgekehrt. Copilot spielt seine Stärke aus, wo die Arbeit in Microsoft-Programmen stattfindet und die Berechtigungen stimmen. ChatGPT ist das vielseitigere Werkzeug für alles darüber hinaus. Wenn Sie klären möchten, welche Rollen in Ihrem Betrieb welches Werkzeug brauchen, und wie Sie beides datenschutzkonform einführen, unterstützen wir Sie in der KI-Beratung. Wie KI im Betrieb insgesamt Wirkung entfaltet, zeigt die Übersicht KI für KMU.